新宇后勤公司项目费用报销规定、审批流程与预算经费控制.doc

新宇后勤公司项目费用报销规定、审批流程及预算经费控制 日常费用的界定及报销相关规定 项目日常费用主要包括办公费、邮电费、差旅费、市内交通费、低值易耗品、维修费、清卫费、其他，以及用于员工的工资及奖金、福利、通讯费、职工教育经费等。 分公司日常费用除办公费、差旅费、市内交通费外，还包括汽车使用费、业务招待费等。 日常费用应于费用发生当月及时报销，跨月报销须附情况说明，金额较大且无正当理由的按擅自调节利润处理。跨年度费用按财务部规定期限报销，如有特殊情况须向财务部提交情况说明，否则逾期不予报销。 办公费：项目因公购买的办公用品，如纸、笔、墨盒等。发票须注明所购物品的品名、单价、数量、金额，如同一批采购品种较多，发票无法一一列明，须附销售方出具的清单（清单盖销售方财务或发票章），作为报销附件。 邮电费：项目办公电话费。凭电信、通讯公司发票或学校行政事业性收款收据报销（由学校代收后统一交电信公司）。 差旅费：因公出差期间的交通、住宿费用。项目人员出差应提前向分公司经理报备。分公司人员因公出差须事先于分公司半月工作计划中列明，报销时填写《出差情况表》，方可报销。 市内交通费：因公外出发生的本地公交车、出租车费。为了节约成本，原则上要求搭乘公共交通工具，特殊情况经领导批准方可搭乘出租车，票据报销时需在车票的背面注明往返地点及事由（如一次性取得连号定额票据，请将同次票据编号并在末张填写总张数、总金额、往返地点及事由）。 低值易耗品：项目日常采购的使用期限较短、单位价值较低的零星物品，如少量补充用的餐具、厨具、维修用具、清洁用具（施康）等。 维修费：项目日常维修使用的配件、修理费等。 清卫费：公寓项目清洁用具等。 其他：项目除上述费用外的零星费用，如农药测试卡等。 员工工资、奖金：与公司签订合同的员工工资、奖金由公司人事部门统一制单，按规定发放。其他员工工资、奖金由项目办公室负责制单（以公司人事部门制定的薪酬体系标准及额定岗位用工人数为限），项目财务发放。因服务人员工资是当月预提，下月发放，考勤期间为上月26日至本月25日，要求在月末26日下班前向项目财务提供经项目经理签字确认的当月工资预提数（尽量按照实际出勤天数计算出工资单），寒、暑假补贴一律在2、8月预提。因预提工资不准确导致的月度考核数据偏差，由项目经理负责。如经常发生预提工资与实际工资偏差较大，按擅自调节利润处理。 员工福利：管理人员的福利由公司人事部门统一制单，按规定发放。服务人员福利由项目办公室负责制单（以公司人事部门制定的薪酬体系标准及额定岗位用工人数为限），项目财务发放。员工福利统一于5月、10月、12月入帐，实际操作如提前或延后，可采用临时借款或费用预提的形式，但实际费用金额必须与预提数额一致。 通讯费：员工通讯费已在工资中补贴，原则上不再报销，如有特殊情况，须经总经理批准方可报销。 职工教育经费：员工提交申请，经公司人事部门批准后参加的与工作相关的各类培训、考试费用。如电工上岗证、锅炉操作证、厨师证、营养师证等。报销时须提供相关费用发票及培训、考试合格证或等级证书原件。 汽车使用费：主要是项目自行采购配备的货车的油费、过路费、修理费、保险费以及私车公用发生的油费、过路费、修理费等。 业务招待费：原则上业务招待在食堂内部进行，费用以订餐单的形式处理：由招待人员（公司总部人员或分公司经理）与负责招待的食堂项目经理按成本价开具一式三联的订餐单，双方签字确认，收据联由招待人员（公司总部人员或分公司经理）交公司财务部作调整凭证，分别计入公司（或分公司）业务招待费并冲减项目材料成本；记帐联由项目留底备查（不需做帐务处理，只作为与考核数据核对的依据）。如有特殊情况需要在外招待，原则上仅限于学校副校长以上人员，报销时填写《业务招待费说明》。 日常费用报销的审批流程 项目（分公司）经理根据当月的预算合理安排各项经费的使用，业务完成后，由报销人根据原始单据填写报销单，交项目（分公司）财务审核报销凭证是否规范，费用是否超预算，确定审批流程。 食堂项目预算内费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字，超预算费用须经运营部负责人审批（为及时完成审批，可由项目经理将费用开支情况以邮件的形式上报，分公司及运营部逐级审批并将审批结果回复项目财务），项目财务打印审批结果、登记经费折后付款。 公寓项目费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字，公司分管负责人审批，公司财务部报销（公寓项目的帐务统一在公司财务部处理，日常费用如金额较大，垫付有困难，可采用备用金形式，由公司分管负责人根据各项目情况核定备用金额度，项目经理填写借款单，公司分管负责人审批签字，公司财务付款，每月结算，年末结清）。 分公司预算内费用由报销人交分公司经理及运营部负责人审核签字，超预算费用须经总经理审批（为及时完成审批程序，可由分公司经理