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施工过程文档管理操作指导书 编辑 马洪波 日期2007-11-28 审核 于琛、杨毅清 日期2007-11-28 批准 许立 日期 2007-11-28 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 为保证项目的各项信息的传递的准确性、及时性，为保证项目管理的可追溯性，为减少和避免因人员流动而造成的重要项目信息的流失，特制订本施工过程文档管理操作指导书。 职责 项目公司 负责项目文档管理程序的运行。 负责项目文档的收集、整理、归类。 项目公司收到的所有书面文件都必须登记、存档。 项目工程副总 项目工程副总统一协调施工过程文档管理。 项目工程副总和文档管理员一起制订标准发文模板，并由文档管理员管理。 项目工程副总和文档管理员一起制订文档的编号。 项目工程副总指导文档管理员建立项目电子文档的文件夹系统。 项目公司员工 项目公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板。 项目公司员工收到文件应及时交给文档管理员。 定期将由其控制的电子文档拷贝给文档管理员 文档管理员 所有施工过程收发文由文档管理员统一管理。 项目公司的所有图纸由文档管理员统一管理。 与项目有关的电子文档由文档管理员统一管理。 文档管理员对所发函件的格式及编码等进行审核。 承包商 承包商按照规定的程序和格式提交文件。 总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商。总承包商可直接向分包商（包括专业分包商）发文。 工作程序 2.1 书面文件的发文程序 2.1.1 发文的几种形式 项目公司的对外发文可分为以下几种类型： 普通函件：其内容无固定格式、而需自行编写的文件，如发给施工单位的要求其遵守施工安全规定的函等。此种函件自身通常都写有明确的收文单位。 文件传递单：用于转递、传递本身未特别注明收文单位的文件，如图纸、施工方案等。 收文转发。此为项目公司从外单位收到文件后，需要转发给与项目有关的其他单位时采取的一种简单的转发方式。即项目工程副总在收文章的转发栏内填写转发对象单位的名称简写后，由文档管理员将文件传真或邮寄给转发对象单位。 外部单位提供的标准表格。外部单位有时会提供标准的表格，如供电报装表格等，给项目公司填写。在此情况下，项目公司员工按表格的填写要求填写即可。 其他大量使用的标准化文件，如变更、洽商单等。此类文件应根据需要制订标准格式并使用。 2.1.2 对普通函件的一般要求 所有由项目公司员工对外发出的普通函件，都应满足下列要求： 写明收文单位名称。 如果文件以邮寄或手递方式发出，写明收文单位地址；如果文件以传真形式发出，写明收文单位传真号码。 写明收文人员的姓名、职位。 要有发文的编码（文号）。 写明事由（即文件的标题）。文件的标题应能概括文件提及的事项，使准备阅读文件的人一看标题就能知道文件是准备讲什么的。 写明发文的日期。 所有的文件都要有签名或者盖章。一般文件要由文件签发人的亲笔签名。文件的起草人也要小签。重要的文件要有签名并加盖公司章。需要签名的文件，签字人的姓名应在文件上单独列出，并清晰可辨。 写明签字人的职务名称。 写明文件的页数。 写明附件的名称。 写明抄送对象的姓名或单位。如果附件不发给抄送对象，应相应注明。 除有特殊要求外，首页应使用项目公司的信头纸。 对外发出的文件一律采用新的纸张，不得使用背面已经使用过的纸张。 所有打印的中文文件需用宋体字体，大小一般为小四号。特别文字和标题等可采用其他字体和大小。 要坚持一事一文。除会议纪要外，对需要提及的每件事，都要单独发文。不应该在同一文件中，讲述若干不同的事项。 2.1.3 普通函件的编码 对外发出的所有普通函件，都应有编号。 发文编码格式： 发文编码以英文字母和阿拉伯数字组成，并表明下列内容 收文单位名称 －年份－ 序号 － 签发人－起草人 例： ABC-05-001-MHB-GDP ABC: 收文单位名称之英文简写。 05： 发文年份，05表示时间为2005年。 001： 表明此文件为发给该收文单位的第几份文件，001表示此文是发给发达公司的第一个函文.依此类推为002，003……。 MHB： 文件签发人姓名之英文简写。此处，MHB代表Ma Hong Bo。 GDM： 文件起草人姓名之英文简写。此处，GDM代表郭大明（Guo Da Ming）。 普通函件的格式请见示范文本《普通函件》 2.1.4 文件传递单 使用范围 项目的某些文件（如技术规范等），可能并未注明收文方，在发出或转发这类文件时，可使用通