关于规范销售人员考勤管理的通知.doc

关于规范销售人员考勤管理的通知 杭娃集发〔2014〕229号 各省销售分公司： 为严肃劳动纪律，促进员工养成遵章守纪的习惯，提高各项工作的执行力，公司将严格规范考勤管理，现将相关要求具体通知如下： 一、分层落实考勤管理责任 1、落实各级主管的考勤管理责任，一层管一层，省级经理管区域经理和拓展总监的考勤，区域经理管客户经理的考勤、拓展总监管拓展经理的考勤，拓展经理管拓展专员的考勤。 2、直接主管应准确掌握分管人员的出勤情况，对分管人员考勤提报的规范性及信息的真实性负责。 3、省级经理对本市场全员考勤管理工作负领导责任。 二、规范考勤管理流程及执行要求 （一）生成原始考勤记录 1、出勤（使用终端考勤系统规范提交出勤数据） （1）客户经理每天上班在挂靠客户处报到并上传1张出勤照片，要求照片必须包含本人头像及店招等客户地显著标识；下班时在分销区域的批发商或终端处或拓展活动现场再上传1张出勤照片，要求照片必须包含本人头像及相关店招或活动现场照片，以上两次上传记录构成客户经理当日的完整出勤记录，缺一不可。区域经理参照客户经理要求执行。 （2）拓展专员每天上班在本区域的当日推广活动相关客户处或者活动点就近客户处报到并上传1张出勤照片，要求照片必须包含本人头像及店招等客户地显著标识；下班时在活动现场上传一张出勤照片，若当日开展异业谈判等非现场活动时，则在相应工作结束地点上传一张出勤照片，出勤照片必须包含本人头像及工作现场标识。以上两次上传记录构成拓展专员当日的完整出勤记录，缺一不可。拓展总监、拓展经理参照拓展专员要求执行。 （3）若为参加相关工作会议，则提交的出勤照片为包含其他部分参会人员的会场照片。 （4）正常上班期间，终端考勤系统提交的出勤数据作为考勤的原始凭证，未提交以及提交的数据不规范均视为旷工，遇到特殊情况无法正常使用终端考勤系统的，问题在2天内（含）能够解决须书面报省级经理审核备案，问题解决时间超过2天的须书面上报销售公司审核备案。报备手续由各省妥善保管，同时建立终端考勤系统试用异常情况专项登记台账，实时更新。 （5）销售人员每天出勤时间不得少于8小时，允许根据销售情况灵活排人员轮休，但每人每月出勤天数不得低于法定天数。 （1）正常休息。 （2）请假。请假管理规定及手续办理要求详见附件，没有正常请假手续一律视为旷工。要求各省按月整理书面请假手续并妥善保管，同时建立本省全员请假管理台账，每月10日前完成台账的更新。 （3）旷工。当天无故缺勤超过1个小时（含）、不到4个小时（含）视为旷工半天，超过4小时视为旷工1天。 （二）各级例会上，确认形成两次例会间隔期的员工考勤记录表 1、每次例会前一天，各级主管根据终端考勤系统提取的报表以及书面请假记录，制作两次例会间隔期的考勤记录表，考勤记录表格式及填写规范详见附件。要求制表前省级经理要对区域经理及拓展总监、区域经理要对客户经理、拓展总监要对拓展经理、拓展经理要对拓展专员的本阶段终端考勤系统考勤原始数据进行逐一审核确认，尤其是考勤照片的图像组成及经纬度定位，确保考勤系统后台提取的数据真实有效。 2、例会上，各级主管要组织分管人员对出勤信息进行确认并在考勤记录表上签字，严禁代签，各级主管同时签署审核意见，明确注明是否已严格对分管人员提交的终端考勤数据的规范性进行逐一审查，尤其是考勤照片的图像组成及经纬度定位。由于临时工作安排导致的考勤照片提交地点与本规定有出入，要求各级主管在考勤表记录中备注清楚。 （三）制作形成本省所有人员全月考勤记录电子表 各省根据各区域、各拓展小分队等各级例会的员工考勤记录电子表及签字原件，汇总后制作形成本省所有人员月考勤记录电子表初稿，并通过抽查终端考勤系统数据、复核请假手续等方式对考勤记录表的出勤数据进行核查，最终形成本省所有人员全月考勤记录电子表。 （四）上报考勤记录表 1、各省于次月10日前上报上月全员考勤记录电子表（附上当月请假人员请假审批单图片）及经省级经理签字的扫描件至销售公司，销售公司汇总形成全体销售人员全月考勤数据表后报备人力资源部一份。 2、各级例会上确认形成的两次例会间隔期员工考勤记录电子表及相关签字原件，由各省根据实际情况自行规定上报要求，但必须是在汇总形成全员全月考勤表前完成收集。 3、终端考勤系统使用异常情况专项登记台账及全员请假管理台账由各省自行保管、备查。 4、各级例会上确认形成的两次例会间隔期员工考勤记录表签字版原件，以及员工书面请假手续由各省按月收集整理，每季度最后一个月的下旬寄送销售公司存档、备查。 三、建立监督核查机制 （一）对考勤信息的查验 1、要求直接主管对下属出勤信息查验率达到100%，即逐人逐天查验。 2、要求各省每月按照各类人员不低于20%的比例进行出勤信息的查验。 3、销售公司每月按照不低于3%的比例对业务类人员进行抽