文档编写指南〔Normal.dot使用方法〕.docVIP

文档编写指南 V0.1 王东辉 2012-11-03 修改记录 版本号 修改内容 修改人 修改日期 备注 V0.1 创建文档 王东辉 2012-11-03 目录 1 使用方法 2 1.1 使用模板 2 1.2 使用样式 2 1.3 旧文档应用模板 3 1.4 样式清理 4 1.4.1 清理未使用样式 5 1.4.2 应用模板的样式 5 1.4.3 类似样式合并 5 1.5 样式修改 6 2 使用技巧 8 2.1 文档分节 8 2.2 页眉页脚 8 2.3 页码 8 2.4 插入EXCEL对象 9 3 附录（快捷键）：标题1(ALT+1) 10 3.1 标题2(ALT+2) 10 3.1.1 标题3 (ALT+3) 10 使用方法 使用模板 Word格类文档，特别是技术文档，应该使用统一的格式，主要格式要定义好样式，相同格式的内容要严格应用样式，不应该随意设置格式。 对WORD文档任何格式调整，都可能使文档的一段或选中的文字改变为其他样式，在样式列表中可以看到文档所有在用的样式，如果样式非常多而且杂，说明文档没有很好地应用样式。 Word有一个最基本的模板，Office2003叫《Normal.dot》，位置一般在C:\Documents and Settings\[登陆用户名]\Application Data\Microsoft\Templates。 新建文档时默认使用的模板就是Normal.dot。当然如果需要，也可以做好其他模板，双击后以其他模板创建新文档。 我根据写技术文档的常用规范和习惯，整体了一个模板，名字就叫Normal.dot，替换Word默认的文档就可以写什么文档都用我做的这个模板了。 样式可以设定快捷键，方便快速应用样式。 使用样式 第二个工具条左边就是样式窗格按钮和样式列表，如果想方便选择样式，可以点击样式窗格按快，右边会出现样式窗格。 选中要设置的文字，或把光标定位到一段文字的任意位置，再选择一个样式，就设置好所选文字或段落的样式了。 旧文档应用模板 Word文档保存时是带格式的，所以哪怕把Normal.dot替换后，旧的文档也不会应用新的模板和样式。只有快捷键是保存在Normal.dot中，只要替换后，旧文档有同名样式就可以应用快捷键。 旧文档需要应用新的样式需要把模板中的样式复制过来。 1、选择样式窗格下面的自定义； 2、点击样式按钮 3、点击管理器按钮 4、在Normal.dot中选中要复制的样式，点击复制按钮 样式清理 旧文档或从其他地主复制内容过来后，文档的样式一般会乱，在样式窗格要吧清晰地看到有哪些样式了，如果发现不是原来模板定义的样式，说明就是新的格式或没用的样式了。不是模板定义的样式如果不是要特别保留，应该清理掉。 样式清理时，样式窗格的显示应该选为“使用中的格式” 清理未使用样式 如果在样式窗格点右键，看到全选：当前未使用的，可以直接删除。 应用模板的样式 如果有不想要的临时样式，但已经应用的文档中，可以点右键，选择“选择所有 XX 实例”，Word会查找出所有用到这个样式的文字并选中。之后再点击你想应用的样式，如“正文缩进”，Word就会把选中的文字样式设为“正文缩进”。这样操作后，如果没有文字用到这个样式的话，临时样式会自动删除。如果没自动删除，也可以手动删除。 类似样式合并 如果文档复制了太多内容，导致样式非常乱之后，可以使用合并样式的功能。但这个功能有时会乱，实在不好调，可以把文字的样式先“清除格式”，再应用新样式。 样式修改 1、选择要修改的样式，点右键，选择修改 2、修改字体、段落、快捷键等 快捷键如果被系统占用了，可能就无效，无效的需要自己改设。 使用技巧 文档分节 一般写得规范的文档需要分节，不同的节可以有自己的页眉页脚，标题和页码。 分节方法是点击插入?分隔符，选择下一页，就会把当前位置后面的文档作为下一节。 我删除分节的方法是选择上一节的最后面文字和下一节的最前面文字，删除掉文字也就删除了节。 页眉页脚 文档分节后页眉页脚是可以分别设置的，但有时不同的节想用同样的内容时，可以选中“链接到前一个”按钮，如果不同延用上一节的内容，就别取消选中。 页眉页脚是可以分别设置是否“链接到前一个”的。 页码 如果文档不分节，页码就比较简单，直接插入页码，或设为第 N 页 共 M 页，都容易，其中N是域“{Page}”，表示当前页码，M是域“{NumPages}”，表示总页数。 文档分节后，如果需要分别设页码，如目录和正文页码分开，而M要改为域“{SectionPages}”，表示节页数。另外当前页数应该在插入页码时，要选中起始页码，从1开始。 如果想编辑域，可以点页码右键，选择切换域代码查看修改，也可以选择编辑域选择。 插入EXCEL对象 写文档时，有需