会议活动的要素及优化2会议客体、时间.ppt

会议活动的要素与优化二 会议活动客体 会议时空环境 会议活动客体 会议主题 正式会议必须有一个恰当而确切的名称。俗话说，名不正则言不顺。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。会议名称既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有数，作好议事准备，又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和威严感。 大中型会议的会议名称常被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为某一会议的标志，简称“会标”。会标必须使用全称，不能随意省略文字，以免语句不通，使人产生误会，造成不良影响。 会议议题是会议所要讲座的题目、所要研究的课题、或者会议所要解决的问题。会议议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题，展开讲座进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此，每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，更不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一个会议上讲座以免使会议议事主体的注意力分散，不利于解决问题。 会议议题的产生通常有两种情况：一种是由领导者根据工作需要指定的；另一种是秘书进行调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议或代表大会，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，这种会议议题还必须具有合法性。 许多会议往往是先定会议名称再定会议议题，但有时也会倒过来，即先定会议议题再确定会议名称。不管两者确定的先后如何，会议名称必须与会议议题相匹配。 会议文书 会议规则是一种重要而特殊的会议文书。会议规则又称会议的组织规则，是会议组织管理活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开（谁，何时）、组成、议事程序等方面的准则。会议规则是为保证特定会议的正常进行和有效性，在会议过程中必须遵守的规定。会议规则是为具体的会议而制定的。它所反映的是对会议活动的更深入、更具体的认识。要想成功地组织一个会议，每一个会议组织者和会议领导者，都要从如下10个方面，经过一定的合法程序，对本会议作出明确而具体的规定：（1）会议的性质与职能；（2）会议的组成人员；（3）会议主持人的产生办法；（4）与会者的权利与义务；（5）会议主持人的权利与义务；（6）会议的形式与内容；（7）会议的法定人数；（8）会议议事和做出决定的程序；（9）会议决定生效的办法；（10）会议遇到特殊情况的应变措施等。会议规则的制定要广泛地发扬民主，集思广益，使会议规则成为高质量的会议组织管理准则，为提高会议成效服务。 有人把会议召开方式也列入会议活动基本要素或核心要素中，其实会议规则中往往已经明确规定了召开会议的方式。有时，会议名称与会议议题中也大致确定或规范了会议的召开方式。因此，会议召开方式没有必要单独列为会议构成要素的一个大类。 会议议程是一种重要的会议文书，它是会议议事的程序，或者说是会议所要讲座的诸多事项的顺序安排。会议议程一般都是事先印制好，在会议代表报到时即发放，以便出席会议人员事先做好酝酿，正式开会时能提出自己的见解，提高会议议事成效。 会议议程多用于大中型会议中。因为大中型会议的议题多，有了会议议程既方便出席会议人员，又方便会议主挂人按议程来主持会议。 会议结果 会议结果是会议议题选择与会议议程安排、会议组织方式、会议组织管理人员的努力与会议时空环境等因素综合作用的产物，它是衡量会议活动成效高低的主要标准。由于会议活动受到诸多因素的影响，因此会议结果可能与会议预期的目的、目标一致（会议效果好），也可能部分一致（会议有一定的成效），有的甚至同最初的会议目的、目标完全背道而驰（会议无成效甚至出现负面影响）。会议结果通常用会议文书（文件）作为载体记录下来，它可以归档保存，也可以公布、传达等。 会议时空环境 会议时间 某个会议什么时间召开最合适？要考虑多种因素：首先是需要。如一年一度的职工代表会议，宜于在年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讲座部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等领域的会议本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能。即最好是安排在每位与会者都能来参加会议的时间。再次是适宜。即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素的影响。 可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天甚至长达2-3个月。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，并在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排好工作。 会议地点 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大方面的因素，一般选择在首都北京或其他中心城市，如上海、广州、