江西农业大学人文及公共管理学院学生会文件处理工作条例(试行).pdf

江西农业大学人文与公共管理学院学生会 文件处理工作条例 第一章 总则 第一条 为了适应人文与公共管理学院学生会办公室工作需要，推进学生会文件 处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。 第二条 本条例适用于人文与公共管理学院学生会文件处理工作。 第三条 学生会文件是学生会履行职能、服务同学的具有一定效力和规范格式的 文书，是传达学院方针政策，公布学生会工作的重要工具。 第四条 文件处理工作是指文件拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序 的工作。 第五条 文件处理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效的原则。 第六条 人文与公共管理学院学生会的文件处理工作由学生会办公室负责。 第二章 主要文件种类 第七条 学生会文件种类主要有： 一、通知。适用于发布、传达学生会日常检查工作结果、活动开展等事项，转发 校学生会文件。 二、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 第三章 文件基本格式 第八条 文件一般由发文单位标志、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说 明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发 日期、页码等组成。 一、文件用纸幅面尺寸及版面要求 （一）幅面尺寸。文件用纸采用A4型纸，210mm×297mm。 （二）字体和字号 如无特殊说明，文件格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 （三）行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 （四）文字的颜色 如无特殊说明，文件中文字的颜色均为黑色。 （五）行距和页边距 版头和版记行距为1.0倍行距，主体行距为1.5倍行距； 纵向排版页边距为上下254mm，左右317mm；横向排版页边距为上下317mm， 左右254mm。 二、文件格式各要素的划分 文件格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。文件首页红色分隔线以上 的部分称为版头；文件首页红色分隔线（不含）以下、文件末页首条分隔线（不 含）以上的部分(不含第一个要素)称为主体；文件末页首条分隔线以下、末条分 隔线以上的部分称为版记。 （一）版头 1.发文单位标志 由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位 全称或者规范化简称。 注：我院一般使用学生会全称—人文与公共管理学院学生分会 发文单位标志居中排布，使用小二宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄 重为原则。 2.发文字号 由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发 文字号。 编排在发文单位标志下一行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数 字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不 编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 发文字号标志居中排布，使用小四宋体字 3.版头中的分隔线 发文字号之下居中印一条红色分隔线，分隔线大小为1.5磅 （二）主体 1.标题 由发文单位名称、事由和文种组成。一般用四号宋体字，编排于红色分隔线 下位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适 宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 2.主送单位 文件的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，主送单位字体粗体仿宋小四号字，回 行时仍顶格，单位名称后标全角冒号。我院学生会主送单位一般是学院各班级。 注：我院学生会文件主送单位一般简称各班级，在向特定年级班级发文时一 般简称年级+各班级。 3.正文 文件的主体，用来表述文件的内容。文件首页必须显示正文。一般用小四号 仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中 结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注； 4.附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附 件名称，字体为宋体小四号字。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号 （如附件：1.XXXXX）附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当 与上一行附件名称的首字对齐。 5.发文单位署名、成文日期和印章 （1）加盖印章的文件 成