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信函商务措辞 篇一：第一章 商务信函写作概述 第一章 商务信函写作概述 (An Overview of Business Letters) 随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。 第一节 商务信函的写作原则 (Criteria for Business Letters) 商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。成功的商务信函应该达到两个目的：1）收信者正确全面地理解写信人的意图；2）达到写信人的目的。为此，读者首先应了解商务英语写作必须遵循的“6C”原则，即：完整(completeness)，清楚 (clarity), 具体 (concreteness), 简洁(conciseness), 准确 (correctness)和体谅(consideration)，使文章符合商务交往的语言特色。 1. 完整（Completeness） 完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。而且，有的信件如报价单实际上已是简单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。 2. 清楚（Clarity） 清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。因此，作者在进行商务写作时，要考虑到目标读者的阅读能力，遣词造句力求做到简单明了，太多的大词，长难句不易于清楚地表达意图。清楚性在写作中体现在： 1) 选词（Word Choice） 初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至对方因为看不懂而搁置一边，失去合作机会。因此商务写作 2) 商务写作中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。如： Vague: Does the radio advertisement have a positive effect? Clear: Does the radio advertisement increase our sales? 3）架构句群与段落（Sentence and paragraph construction） 短句比长句更易于阅读，因此，商务写作中不要大量使用复杂的从句及过长的段落。请比较： 修改前: We are sending you our price list and catalogue for the new season, and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients. 修改后: We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients. 前句涵盖信息比较多，句子长，不便于读者理解。通过修改后变成两句，后一句对前句进行补充说明，读者一目了然。除此之外，句子之间应当用合适的关联词进行衔接，合适的信号语如 “however”, “for example”将会帮助读者理解句群关系，置于段首的中心句也有助于读者快速把握段落大意。 4）运用数据、事例及其他视觉手段（Use of dates, examples, and visual aids） 信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。同时，在文章布局上可以使用醒目的标题，小标题，子弹点，下划线等视觉辅助手段突出要点。 3. 具体（Concreteness） 具体原则要求信函内容具体、确定而不是笼统抽象，要言之有物，尤其是写信人要求对方回应咨询、解决纠纷或是提供帮助时。请比较： 例1：Our fruits a