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外贸信函之技巧 篇一：外贸信函之技巧 一、版式设计 1、字体大小。一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。 2、字体。一般用arial或times new roman,不要用太过花哨的字体。 3、颜色。一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。 4、强行分行。为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。 5、段落长短。要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。 6、保留原件。如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。 二、标题 设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。 （一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休 为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。 （二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心 一定要认真研究读者心理，出奇制胜。只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。 1、做出承诺。如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。 2、提出问题。如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？ 3、引发梦想。如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！ 4、口吻亲切。如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？ 5、用语特别。如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。 （三）传达明确、简要、完全的信息 外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。 外贸开发信标题还可以从以下几个角度去思考和杜撰： 1、痛苦。强调某个痛苦状态或因素，让对方心生畏惧，从而愿意按照你提供的方案来解决他的痛苦。 2、价值。强调你能够为对方带来的价值，这里最好用具体的事例、数据、场景来强化价值所在，让对方身临其境地感受到价值，给对方一种已经把握在手的占有感。 3、限时。限定时间、空间、数量等因素，让对方有紧迫感，促使对方立即行动。 4、重复。从不同角度来阐述你的卖点或吸引对方之处。 （四）头脑风暴、广开思路 为了写好外贸开发信，你需要集思广益，不断修正。 首先，从各种角度来审视你的企业、产品、服务等各个方面的特点和优势，再比较竞争对手的情况，拟写数种版本的初步推广内容。 其次，换位思考，站在客户立场来考虑：什么样的主题是对方感兴趣的，什么样的标题才能吸引对方的注意，据此拟定你的标题和开发信的主题。 最后，整理修饰通篇的内容、段落、语句、口气、用词等，反复阅读、思考和修改，并且征 求前辈专家的意见，然后初步定稿。 作为公司的外贸老总、经理、主管或其他管理人员，你可以首先组织公司外贸部门员工各自分头研究和撰写开发信，不加限制，让大家自由发挥想象力，以充分发挥每个人的智慧和才能；然后，集中大家召开头脑风暴会议，使大家能够发散思维和相互启发，并筛选出数篇不同的外贸开发信；最后进行进一步的修改和完善。 五）不断筛选、不断测试 1、建立外贸开发信资源库。 每周至少撰写一篇新模式的外贸开发信，不断积累你的各种类型的外贸开发信，累积上百封模板，以建成你自己的外贸开发信资源库。有了足够数量不同模板的开发信以后，你可以在各种情况下调用最合适的模板，针对不同的客户对象，不同情形有的放矢地修改和发送最有威力的外贸开发信。 客户通信（或通报，newsletter）是信息时代最好的开发工具，通过与客户分享商业信息而展示你的专业素养和亲切关怀，而不是为了开发客户而开发客户。请你养成每周撰写和发送客户通信的习惯，这是信息时代成为优秀业务员的必由之路。你可以先从撰写每月的客户通信开始起步，逐步积累经验，最后可发展到每周写一封客户通信。外贸公司的经理或主管可以组织公司人员，每周轮流写作，集体讨论修改，以加强客户联系。客户通信要以信息分享和交流为主，尽量淡化推销意味。所谓上战伐谋，攻心为上。 2、测试回复效果，优胜劣汰。 外贸开发信一定要测试实际效果。最常用的测试方式就是ab对比测试法，即选取外贸开发信的某个要素，将两封不同要素的外贸开发信分别以相同的数量发送给同类的对象，然后对照检查回复效果。如为了测试两种标题的不同回复效果，你可以选取同样正文内容的外