第18篇 创建数据表.pptVIP

中文版Office 2007实用教程 第18章 创建数据表 创建数据库后，可以在表中存储数据，表就是由行和列组成的基于主题的列表。例如，可以创建“联系人”表来存储包含姓名、地址和电话号码的列表，或者创建“产品”表来存储有关产品的信息。设计数据库时，应在创建任何其他数据库对象之前先创建数据库的表。本章将介绍3种创建表的方法，以及编辑数据表、设置字段类型和设置字段属性的方法。 教学重点与难点 创建表的方法 设置字段属性 创建表关系 18.1 创建表 表是关系型数据库系统的基本结构，是关于特定主题数据的集合。与其他数据库管理系统一样，Access中的表也是由结构和数据两部分组成。 输入数据创建表 使用向导创建表 使用表设计器创建表 输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段名和数据，同时Access会根据输入的记录自动地指定字段类型。 18.1.1 输入数据创建表 使用模板创建表是一种快速建表的方式，这是由于Access在模板中内置了一些常见的示例表，这些表中都包含了足够多的字段名，用户可以根据需要在数据表中添加和删除字段。 18.1.2 使用向导创建表 表设计器是一种可视化工具，用于设计和编辑数据库中的表。该方法以设计器所提供的设计视图为界面，引导用户通过人机交互来完成对表的定义。利用表向导创建的数据表在修改时也需要使用表设计器。 18.1.3 使用表设计器创建表 18.2 设置字段属性 使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一，在设计视图中，用户可以为字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。本节将详细地讲述字段属性的设置方法，以及如何在设计视图中修改数据表。 字段数据类型 选择数据格式 改变字段大小 输入掩码 设置有效性规则和有效性文本 设置主键与创建索引 其他字段属性 Access 2007定义了11种数据类型，在表设计窗口“数据类型”单元格的下拉列表中显示了11种数据类型。 18.2.1 字段数据类型 Access允许为字段数据选择一种格式，“数字”、“日期/时间”和“是/否”字段都可以选择数据格式。选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性。 18.2.2 选择数据格式 Access允许更改字段默认的字符数。改变字段大小可以保证字符数目不超过特定限制，从而减少数据输入错误。 18.2.3 改变字段大小 “输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。要设置字段的“输入掩码”属性，可以使用Access自带的“输入掩码向导”来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用掩码引导用户准确地输入格式为( )- 。 18.2.4 输入掩码 当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期。事实上，这些错误可以利用“有效性规则”和“有效性文本”两个属性来避免。 “有效性规则”属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式)，用在将来输入数据时，对该字段上的数据进行查核工作，如查核是否输入数据、数据是否超过范围等；“有效性文本”属性可以输入一些要通知使用者的提示信息，当输入的数据有错误或不符合公式时，自动弹出提示信息。 18.2.5 设置有效性规则和有效性文本 简单的说，索引就是搜索或排序的根据。也就是说，当为某一字段建立了索引，可以显著加快以该字段为依据的查找、排序和查询等操作。但是，并不是将所有字段都建立索引，搜索的速度就会达到最快。这是因为，索引建立的越多，占用的内存空间就会越大，这样会减慢添加、删除和更新记录的速度。 18.2.6 设置主键与创建索引 在表设计视图窗口的“字段属性”选项区域中，还有多种属性可以设置，如“必填字段”属性、“允许空字符串”属性、“标题”属性等。本节将对这些属性进行介绍。 必填字段”和“允许空字符串”属性 “标题”属性 18.2.7 其他字段属性 18.3 创建表之间的关系 Access是一个关系型数据库，用户创建了所需要的