PICC采购与收货.pptVIP

采购及收货 采购申请的种类 各类采购申请批准的流程 部门提交各类采购申请时的注意事项 各类采购申请的到货事宜 收货流程及收货记录的制作 采购申请的种类 （1）ML采购申请（厨房专用）：食品、调料采购申请（到货周期短），一般当天下单，次日到货。 （2）PR采购申请（酒店各部门使用）：可能是任何物品，但采购金额须在三百元以上的采购申请。 （3）小件物品零星采购单（酒店各部门使用）：一般是指部门偶尔会用到（采购频率不变，总仓没有备货且单价较低的易耗品），采购金额不超过三百元。例如：扫帚、水桶等。 (4）紧急采购（食品、酒水为主）：当餐厅或酒吧某种食品或酒水大量集中消费，造成脱销时；重要客人预订的食品或酒水为新品种时；部门可提交紧急采购申请单。当重要客人临时提出一些个性化需求时，部门需要立即采购的相关物品，也可以提交紧急采购申请。 → 各类采购申请审批流程 （1）ML采购申请的审批流程： 部门制单→提交采购部→采购部填制报价（根据每月的ML报价表）→报价完成→采购经理批准→提交成本部→成本部经理审批→采购订货 （2）PR采购申请的审批流程： 部门制单→部门总监审批→提交采购部→采购部报价→采购经理批准→财务总监审批完成→GM批准→PR单由采购部进行采购订货 （3）小件物品零星采购申请的审批流程： 相对简单: 部门填制时填入所需物品的名称及数量和采购原因，经部门经理签字确认后交采购部。 跟单采购员将市场价格及采购金额填入后报采购部经理审核。采购部经理审核后必须提交FC批准后，方可由跟单采购员进行采购行为。 （4）紧急采购申请：部门制单→部门总监审批→采购员报价→采购经理审批→成本经理审批→采购订货 部门提交各类采购申请时的注意事项 （1）ML采购申请 部门提交各类采购申请时的注意事项：ML采购：选择物品的正确品牌及名称（价格不一）只能选择食品类项目（厨帽，一次性手套，打包盒等）下单采购调料类食品时，应当注意查询总仓是否有备存货，以免重复采购。（这一现象在酒水采购时也有出现） （2）PR采购申请 部门应当提前做好下单计划，尽可能降低紧急到货的频率。PR采购申请提交后，部门应对审购单给予一定关注（是否各环节都批准执行，对采购部报价是否认可审批的进行等等） （3）小件物品零单采购申请 要注意的地方主要是填制内容的规范（时间，物品的准确名称，数量，用途等，同时注意与采购部沟通采购价格等） （4）紧急采购申请 紧急采购是非常规情况下，需要尽快到货的采购申请，因此要求部门下单时详细注明所需物品的名称、规格、数量以及紧急采购的具体原因，成本经理审批时要详尽核实即时的报价及紧急采购的合理性。 各类采购申请的到货事宜 （1）ML采购申请审批完成之后： 采购部会将ML单打印出来，传真给供应商，供应商会按照定单的数量进行备货，并于次日上午送至酒店收货平台。 （2）PR采购申请审批完成后： 采购部会通过传真或电话方式联系供应商送货，一般会在3-7日内到达酒店收货平台。 （3）小件物品零星采购单审批完成后： 采购部会电话通知供应商送货或者当即自行采购，一般当天，最迟次日会送达收货平台。 （4）紧急采购申请单审批完成后： 采购部会立即电话或传真通知供应商，当天晚上，最迟次日上午会送达收货平台。需要注意的是，晚上到货时，收货员已下班，收货流程的操作与其它情况下有所不同。 收货流程及收货记录的制作 （1）ML采购的收货流程及收货记录的开具 货物抵达收货平台时，收货员通知厨房员工一起在收货平台的监控设备下进行操作，在收货过程中双方必须对所收货物的数量，质量，生产日期等进行严格把关，对超出ML采购申请数量的货物予以退回（这里的超出是指幅度较大的超出，因此ML采购以生鲜食品为主，超出（+5%，-5%）可以接受。 在完成ML单的验货后，收货员当天必须根据ML以及实际收货数量在PICC系统中制作相关的收货记录。 收货流程及收货记录的制作 （2）PR采购的收货流程及收货记录的开具： 货物抵达收货平台时，收货员通知下单部门员工一同收货，在收货过程中必须仔细检查生产厂家，品牌，数量是否与PR单一致，生产日期是否是近期生产。如对物品有异议，双方均有责任拒绝签收，并通知采购部和成本经理跟进解决。 完成收货流程后，收货员根据相关的PR采购申请单与双方签字的送货清单制作收货记录。如有送货清单上的价格与PR采购申请单上的报价不一