1.3.6公文管理办法.docVIP

公文管理规定 1 目的 规范公司公文的运转和处理工作。 2 适用范围 本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的公文管理工作。 本标准规定了公司公文处理的程序。 3 管理职责 3.1 行政人事部负责公司公文的运转和处理工作，其职责是： a)拟定公司公文处理的具体规章制度和规范； b)公司公文处理的收文、发文管理及立卷归档等工作； c)公文处理过程中的督查工作，推进总经理室各项决策和部署的贯彻落实； d)公文处理过程中的安全保密工作； e)统一收发、传递、管理、立卷、归档、保存和销毁各类公文； f)完成与公文处理有关的其他工作。 3.2 各部门、各管理处应明确专人负责公文处理工作。 4 程序和要求 4.1公文的种类 4.1.1 公司公文种类一般有决议、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、规定、办法等。 4.1.2 公司处理的公文一般都属通用公文，主要用来颁布规章制度、传达指令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事宜、记载活动等。 4.1.3 公文行文关系共有上行文、平行文、下行文和通行文。 a)上行文是下级向上级单位、部门的发文； b) 平行文是指相互平行的单位、部门或不相隶属单位、部门之间的发文； c)下行文是指上级单位或部门对下级发文； d)通行文是上下左右都通行的公文。 4.2 收文处理程序 4.2.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、送批、传阅、督查催办等手续。 4.2.2收文应逐渐清点，紧急公文应注明急件。 4.2.3收文后将收文日期、发文单位、公文标题、发文字号等进行登记，然后逐项填写《外来文件处理表》。 4.2.4行政人事部经理根据文件内容、性质提出拟办意见，送公司总经理室或相关职能部门。 4.2.5管理处上报的公文，由行政人事部经理根据公文内容、性质，提出拟办意见，送有关职能部门提出相关意见，报公司总经理阅批，然后将已处理的意见下发相关部门。特殊情况，可以由管理处经理直接提出相关意见报总经理阅批。 4.2.6各部门接到公文后，应在规定时间内及时处理，并将处理意见及时返回。若无法及时处理的，应将正在处理的情况进行反馈。 4.2.7处理退文时，应向来文单位说明理由。但是对于那些不符合规范，且十分紧急的请示事项，可采取边受理边补办手续的办法。 4.3 发文处理程序 4.3.1发文处理程序包括拟稿、审核、批准、印制、校对、用印、封发等程序。 4.3.2公文送总经理室签发之前，应先审稿。 4.3.3 起草公文注意事项 a)符合党的路线、方针、政策、符合国家法律、法规； b)能准确、完整的体现发文单位的意图，并具有可操作性； c)情况属实，层次清楚，文字精炼，篇幅简短； d)字迹清楚，标点妥贴，用字、词规范，使用简称前后一致，一般先用全称，加以说明后再用规范化简称； e)人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间要写清年、月、日，数字一般用阿拉伯数字书写； f)引文要核对原文，做到准确无误，删节得当。引用其他公文应列出该文标题，再在括号内注明文号； g)准确使用公文文种。 4.3.4 公文签发前审核注意事项 a)行文规则、报批程序是否符合规定； b)是否确应行文； c)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规。措施与办法是否可行，决定事项是否符合职权范围； d)涉及相关部门的事项是否经过协商、签字并取得一致意见； e)文种使用是否恰当，公文格式是否规范； f)公文内容是否周全，层次是否清楚，结构是否合理，表达是否简洁，语句是否通畅。 4.3.5公文格式 a)所有公司名义对外的发文（含对住户、业主），都须公司加盖公章，编码方式为：西诚物字[年度]第×××号。对政府部门发文需使用红头文件纸打印。 b) 公司内部发文须加盖公章，编码规则为：诚信物业字[年度] 第××号。落款处注明签发人。 c) 部门对公司内部发文及部门内部发文（含项目组及临时成立的工作小组发文）编码规则为CXWY(部门简称)[年度]序号,如行政人事部的文件编号为：CXWY(行政)[2006]001；依次为：CXWY(财务)[2006]001；CXWY(质量)[2006]001；CXWY(管理处)[2006]001。 d) 文件内容格式:公司及部门对外、对内发文格式如下： 文件名称（黑体三号）；文件编号（加黑宋体小四号）；文件内容为宋体四号，公文层次编号举例：第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”；公司对内发文要注明签署人，对外发文不用注明签署人。 e)文件页眉页脚格式 页眉：公司如果有统一形象标识的，页眉使用标识和公司全称中英文。 页脚：居中“第×页共×页（宋体五号