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澄清岗位说明书编写过程的5个基本问题 围绕企业的发展战略，推进以三定为基础，以薪酬体系为核心，以绩效管理体系为支撑的烟草行业用工收入分配制度改革，是适应烟草行业发展形势，全面强化烟草企业竞争力的要求，也是运用科学系统的方法构建和谐烟草的战略举措。笔者认为烟草企业要科学、有效地推进用工分配制度改革， “三定”工作是基础，在开展“三定”工作的过程中，企业如何在围绕战略职能分解、实施工作分析基础上，建立科学有效的岗位说明书，其基础性作用就显得尤为重要了。 一份科学的岗位说明书是建立在岗位分析的基础上的，并通过岗位描述清晰地界定了岗位承担部门或企业的赋予的职责和任职人应该扮演的角色、岗位必须具备的任职资格、工作的时间及环境特点、工作目标等重要的岗位因素，它不仅仅为岗位评估、薪酬定级提供依据，还直接为岗位人员聘用、员工绩效管理、薪酬政策制定、员工晋升，以及员工培训与开发提供依据。在战略人力资源管理系统中，各个子系统都是建立在完整的岗位信息基础上，如果缺乏了规范的岗位说明书或者岗位说明书的内容描述不能全面体现岗位的基本要素，它将直接影响到我们本次的用工分配制度改革的成败，同时也将直接影响其他相关人力资源管理子系统功能的发挥，并最终影响到企业人力资源管理系统的战略支持职能发挥。 然而，许多企业在按照上级主管部门的安排推进用工分配制度改革过程中，非常重视薪酬管理制度和绩效管理制度的设计，却忽视了岗位分析和岗位说明书等基础工作，有的企业没有开展工作分析，有的企业将原先的岗位职责转化成岗位说明书，有的甚至是按照上级要求的过程草草了之，其最终编写、提交的岗位说明书自然是很难满足系统运行的要求，并且因为基础的不牢靠造成薪酬体系和绩效管理体系运行举步维艰，甚至夭折。为此笔者根据岗位说明书科学管理的要求和项目运作的经验，对岗位分析、岗位说明书编写与管理的一些基本问题进行分析阐述，并提出具体的规避办法，供各企业或部门开展三定工作时借鉴。 问题一：岗位职责就是岗位说明书吗？ 企业在开展三定工作，编制岗位说明书时，许多编写组成员认为“我们公司早就有岗位说明书了，而且每个岗位的职责都上墙了，何必多此一举”。但凡细读各墙上装裱的“岗位说明书”后，就发现他们所说的岗位说明书，仅仅是岗位职责，然而，只要对岗位说明书的基本内容有所认识的人都知道“岗位职责只是岗位说明书的一部分”。 何谓岗位职责，主要是指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。一般来说，岗位职责主要回答以下几个问题：为达到具体的目的，本岗位主要在哪些领域中开展工作，工作持有人所承担的主要职责以及工作所要求的最终结果是什么。而岗位说明书，是对组织（企业/部门/班组）中岗位的基本信息、设置目的、岗位工作职责与权限、绩效标准、沟通关系、工作环境条件、任职资格等内容给予规范、说明的书面性文件。总的来说，岗位说明书涉及到两个方面的工作，一是岗位本身的研究，即研究每个工作岗位的目的，该岗位所承担的工作职责与工作任务，以及它与其它岗位之间的关系等。二是上岗资格的研究，即研究能胜任该岗位工作完成目标的任职者必须具备的条件与资格，比如工作经验、学历、能力特征等，全面反映了岗位和岗位任职人的信息。因此，岗位职责只是岗位说明书的一部份，用岗位职责代替岗位说明书的做法有点欲盖弥彰，牵强附会，从战略人力资源管理体系的角度出发，岗位职责是很难代替岗位说明书的系统功能的，因此，我们还是要按照岗位说明书管理的要求，在岗位分析的基础上清晰、规范地描述岗位的基本要素，充分地体现岗位说明书应有的功能。 问题二：因人编写还是因事编写？ 在开展岗位分析、编写岗位说明书时，是因人编写呢，还是因事编写，这一点也是诸多编写人员困惑的问题。如果我们按照“因人编写”的观点来实施，各个岗位的任职员工中有优秀/合格/不合格三种，在编写岗位说明书时，岗位编写者往往以“优秀员工的岗位工作职责、工作任务及任职资格”为基准，这样势必导致岗位职责界限不清晰、很多人员不能胜任该岗位等情况。再有，编写时若参照岗位人员目前做的工作进行编写，便会使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”，犯下编写“现在做的”，而不是“应该做的”错误。其实，岗位说明书的编写过程，是对企业业务流程重新认识的过程，企业应该把岗位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，在开展岗位分析时做到“对事的本身，而不是针对现有的任职人”，从事的角度明确各岗位的职责与权限，规范工作流程。因此，在编写岗位说明书时要做到力求客观，就必须在“因事编写”原则的指导下，围绕部门的职能和业务流程开展工作分析，并以此为基础确定岗位的职责规范和任职资格规范。 误区3：同名称岗位只需一份岗位说明书吗 企业按照工作分工管理要求，各部门按照一定的标准开展工作分工，并在分工的基础上设计出相应的岗位，难免