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第一章 外贸英语函电中E-mail的写作要领 第一节 E-mail 和传统商务信函 E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。可以直呼其名，或使用头衔加上姓。如：Tommy，或者Mr. Smith。在写电子邮件时，还大量使用缩写，如He’s，We’re，He’d，etc.。 Email文体的另一个特点就是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的形式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如： d u wnt 2 go out 2nite: do you want to go out tonight? lol: laughing out loud oic: Oh, I see. mte: My thoughts exactly. brb: I’ll be right back. c u 2morrow: See you tomorrow. tnk 4 ur elp: Thanks for your help. gr8: great btw: By the way imho: In my humble opinion asap: as soon as possible 另外，网友们为了给枯燥的文字假如感情色彩，还创造了一种表示感谢的小符号，英语叫smiley，如：:-）代表“I’m smiling at this”，:-( 代表“I’m sad about this”。 （? 英文状态下先输入:，然后是-，之后是），就会出现这个笑脸符号） （? 英文状态下先输入:，然后是-，之后是(，就会出现这个哭脸符号） 上述缩略词和小符号要试具体情况而定，不宜滥用。 E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是撰写业务信函更是如此，写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错误。当然Outlook Express等软件的“拼写检查”功能可以助你一臂之力。 第二节 E-mail的写作要领 1、设置“发件人”名称。外商在收邮件时先看的是“发件人”栏，因此，邮箱名应该写成英文，一方面方便外商记忆，也避免有些外商的邮箱不能识别中文而出现乱码。至于“发件人”具体的名称，可简单地写成业务员的英文名字，也可设置成某产品名称，如Chemical Exporter等，能起到强化外商记忆的作用。 2、结尾签名的设置：顺序是姓名、职称、公司名、地址、电话、手机、传真、邮箱、网址、MSN，如有可能，也可以把公司标志加入签名。 3、邮件地址栏：要发邮件，首先当然是要在地址栏中写上外商的电子邮件地址，这里要注意的是：最好是直接把外商的电子邮件地址小心粘贴到地址栏，不要抄写，以免抄错字母。 4、邮件标题栏：外商在收邮件时先看的是“发件人”栏，其次就是“标题”栏，所以标题非常重要。写标题时应注意以下事项“ （1）切忌空白标题。经验证明，凡是空白标题的邮件都极易得到被删的命运。 （2）切忌中文标题。没有几个外商懂中文的，而且一些外商的邮箱因为不能识别中文字符而会出现乱码。 （3）切忌长话标题。有些人习惯把邮件写成一句话，其实许多外商（老外）都很反感类似邮件，被删的可能性也很大。 （4）切忌问候标题。有些人习惯把邮件标题写成问候语，如Hello、Hi等等，这让外商（老外们）怀疑这是垃圾邮件或病毒邮件而不敢冒险打开。 （5）标题最好直接写成该外商求购的商品名称，就是单纯的商品名称，前后不要加任何语言及规格，这样外商看起来一目了然。 （6）标题甚至可以直接写成该外商的名字或外商的公司名称。外商看到此类邮件，知道一定与自己有关，一般不会贸然删掉，而会打开看看。 （7）如有附件，请在邮件中表明附件名称。附图片时，图片名称请改为与内容相关的名称，而不是单调的0001，0002等，以方便客户下载后查找。 5、邮件的结尾 很多人的邮件最后只简单地落上自己的名字后就把邮件发给了客户，如果该客户本来就熟悉你倒也无妨，但如果该客户是个新客户，你是第一次联系该客户，则这样的邮件收尾就明显不够。例如，只写上B.RGDS/ Mr. David