主办单位之宣传技巧展会.pdf

曾有专家指出，会议营销是从宣传资料的封皮开始的 ，而宣传资料的设计和 制作是一门艺 。的确 ，宣传资料在会议宣传推广中的作用举足轻重 ，而且形式 多样。宣传资料可以是几张印在廉价纸上的散页传单 ，也可以是对折的有封面的 传单或者是色彩丰富的、材料考究、制作精美的宣传册。其中 ，宣传册应该包括 的关键信息是营销中的5W问题 ：谁(是会议的主办单位)、(会议的名称和主要内 容是)什么、(会议举办的地点在)哪里、(将会有)哪些人(参加)、(会议将在)什么时 间(举办)。 一、会议宣传资料概述 1、会议宣传资料的功能 宣传资料在会议营销过程中起着非常关键的作用 ，其最终目的或者说主要功 能就是提供会议的有关信息 ，激发人们对会议的兴趣。具体而言 ，表现在以下几 个方面： ◆强调参加会议的好处，吸引潜在与会者。当目标对象对举办的会议不清楚 或存在疑惑的时候 ，宣传资料可以很好地消除其陌生感 ，并通过推介会议的亮点 ， 吸引潜在顾客积极报名参加会议。 ◆提供有关会议策划和大致框架的信息。只有为潜在客户提供足够的信息， 他们才会决定是否参加会议。所提供的会议信息可以让预备参加会议的人员做好 各方面的准备工作，以便在会议上取得更好的效果。 ◆提供旅行和到达会议城市后的相关信息。与会者到达会议举办地后，可以 根据会议宣传资料上的信息方便地与组委会联系;在与会期间，还可以有选择地 在会议目的地及周边地区进行参观游览。 ◆得到受众是否与会的确认信息。这是会议宣传资料最基本的功能，潜在顾 客是否参加会议往往通过宣传资料中所附的注册表或回执来反馈。 2、会议宣传资料的主要类型和内容 会议宣传资料的类型多种多样，而且随着会议举办和工艺美术水平的提高 ， 各种宣传材料的设计越来越巧妙 ，选料越来越考究 ，制作越来越精美。常见的会 议宣传资料有宣传单、折页、小册子、信件、VCD以及其它专门为会议推广而 设计的印刷品。 若按照一对一营销的原理 ，会议宣传资料的内容应该因对象而变化。事实上 ， 精明的会议策划人已经意识到了这一点 ，但在实际运作时 ，为了降低设计和制作 成本 ，会议主办者往往统一使用一种会议宣传材料。一般情况下 ，一份会议宣传 资料(假设是第一份邮寄品)应包括以下五点基本内容： ◆会议的基本情况介绍，如会议主题、举办时间、地点、演讲人及议程安排 等; ◆会议能给与会者带来什么利益，虽然这一点主要通过议题来表现，但材料 中能高度概括出来最好; ◆会议的创新之处; ◆会议的配套服务项目; ◆注册信息，如会议主办单位的联系方式、提前报名的优惠措施等。 二、会议宣传资料的设计与制作 会议宣传资料的设计和制作是一门艺 ，就连注册表放在什么地方也要考虑 再三。但无论是何种类型的会议 ，营销人员在亲自设计或选择宣传资料的风格及 具体内容时 ，都应遵循一个基本原理 ：首先弄清楚宣传材料的受众是谁 ，他们想 了解会议的什么信息，然后再决定采取什么风格和突出什么内容。 1、关键因素 首先需要提醒营销人员的是 ：会议不是针对自己的 ，而要针对观众和他们能 够得到的利益。换句话说 ，会议宣传资料的制作必须以潜在与会者的需求为导向。 在设计和制作宣传材料的整个过程中都要坚持这一理念 ，这对于会议营销战略至 关重要。另外，还有5个因素需要特别注意： ◆长度。会议宣传材料的长度要因对象而异。有些受众希望得到大量的细节 信息 ，而对于另一些受众 ，只需得到会议的框架信息就足够了。另外 ，宣传材料 的长度和发放的次序也有关系。一般来说 ，第一份宣传材料可能很简短 ，但后来 的材料就会长一些 ，因为这时有了更多的信息可以提供给预期与会者，感兴趣的 受众也想获得更详细的信息。 ◆习语。在宣传材料中很难避免使用一些难懂的字眼，因为对一个人来说习 以为常的说法 ，在另一个人看来可能就是专业术语。因此，尽管在宣传材料中经 常需要使用一些专业术语 ，但必要的谨慎是不可少的 ，因为有的潜在与会者一看 到有这么多的术语，就会拒绝再读下去。 ◆语法。市场营销的专家建议用现在时和主动语气来撰写宣传材料。 ◆次序。宣传材料应该按照一定的次序进行组织 ，使受众从最初的信息开始 ， 清晰、流畅地了解到一些必要信息 ，最后以某种形式做出反馈。反馈的方式有多 种，如注册参加会议，交寄一张名片使自己被列入邮寄名单或要求更多的信息。 ◆气氛。对于会议宣传材料来