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移动OA办公自动化系统在高校管理中应用 　　[摘 要]办公自动化系统是OA系统的中文全称，在当前社会办公??用中是一套使用频率非常高的应用系统，广泛的被管理者与员工应用在日常的工作管理中。OA系统自兴起，就备受人们的关注，且随着科技的不断进步，OA系统在办公应用中的深度与广度也在不断增加，并成为了无纸化办公模式的一种核心应用系统。本文阐述了OA系统的含义，探索了OA系统在高校管理中的主要功能与使用优势，分析了OA系统在高校管理中的注意事项，以充分发挥OA系统的优势，保障高校的有效运作，提高高校管理质量 [关键词]办公自动化系统；高校管理；应用 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.160 [中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-01 1 OA系统的含义 办公自动化系统（Office Automation，OA）是主要依靠网络技术，将各种资源实现共享，从而达到全方位、快捷、迅速的信息交流与信息处理的一种以工作流为核心的现代化网络系统 2 OA系统在高校管理中的主要功能与使用优势 2.1 OA系统在高校管理中的主要功能 OA系统在高校管理中的应用，能够充分展现自身的先进功能，并充分将各种信息资源加以利用，保证工作效率的提升。OA系统在高校管理中主要分为交流园地、档案管理、培训管理、人力资源、知识管理、行政办公、工作流以及个人事务等几大模块，主要表现出信息传递、管理、办公用品的申请、会议室、个人文件柜、通讯录、工作日志、日程安排、考勤、网络传真以及投票等功能，这些辅助功能，极大程度上提高了高校各部门的管理效率与管理质量，保证了高校管理工作的良好运作 2.2 OA系统在高校管理中的主要使用优势 2.2.1 能够通过网络传输，大大提升高校管理工作的效率 OA系统的传输途径主要是依靠计算机网络，因此，用户在电脑前只需点击鼠标便能将文件进行传输或是完成其他工作步骤，极大程度上节省了各个部门的文件传输时间，促进了工作效率的提升。此外，OA系统还能连接扫描仪、打印机等常用办公设备，并结合计算机进行使用，因此，高校能够在这些设备的辅助下，挖掘出OA系统以及这些设备的潜在强大应用功能，促进工作效率的最大化 2.2.2 能够将办事流程透明化，避免推卸责任的情况发生 OA系统的应用，取代了传统办公形式的审阅批示、传阅会签以及文件流转等功能，在实际的管理工作应用流程中，OA系统明确了各个工作人员的责任，具有特定权限的系统用户能够对工作流信息进行查阅，其包括处理意见、处理时间、完成进度等信息。因此，OA系统的应用使办事流程变得透明化、公开化，对每一步骤的操作或处理也都进行了量化分析，可以及时找出“症结”所在，明确责任，最大限度避免推卸责任的情况发生，提高了办事效率与进度 2.2.3 能够实现远程办公，方便使用者进行查询等工作 OA系统主要依靠计算机网络，因此凡是有计算机网络的地方，都可以做到随时随地登录OA系统，做到办公事务、资料查询等操作的随时处理，避免了办公地点、纸张资料等条件的限制，促进了办公灵活性的提升，实现了远程办公以及移动办公 2.2.4 无纸化的办公模式，能够有效降低办公成本 传统办公模式主要依靠纸张完成工作流程，而OA系统的出现，实现了无纸化的办公模式，减少了管理工作对纸张等办公用品的购买，在很大程度上有效的降低了办公成本 3 OA系统在高校管理中的注意事项 3.1 关注数据的安全性 OA系统在高校管理中的应用，可以将公文与信息通过网络传输并进行处理与流转等操作，这种网络数据的传输，需要极高的安全性保驾护航，因此，必须关注数据的安全性。首先，高校对OA系统厂商要进行慎重选择；其次，注意保存资料，切记不要只依靠单一服务器的存储功能，需要将比较重要的文件保存或备份到多个服务器中，实现交叉存放 3.2 保证用户账户使用的安全性 由于网络不法分子猖獗，极易将用户账户进行非法盗用，这种不良现象对OA系统的安全性将产生严重的影响。因此，在进行关键操作或登录操作时，可以选择多种方式，如借助验证码、Ukey、错误密码超次数锁定、安全控件等方式，保证用户账户使用的安全性 3.3 对使用者加强培训，保证OA系统的各项功能都被充分利用 OA系统的功能种类非常多，覆盖了高校的各个院系，用户数量也比较庞大，因此，要充分发挥OA系统的全部优势与价值，必须对OA系统进行高效使用，其使用的关键核心在于加强培训，尤其是要各个部门员工与管理者进行培训，从而确保OA系统的各项功能被充分利用，做到各项管理流程畅通无阻 4 结 语 OA系统在高校管理中的应