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文件管理制度 一 目的 本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进和提高公司信息沟通和组织管理工作的效率。 二 范围 本管理制度适用于公司各类文件、事业部文件及部门文件的管理。 三 文件属性 件类型 文类 需要发布的通知、通报、决定、意见、报告、规定、制度、会议纪要等等 示类 需要上级主管部门或领导请示汇报的文件 部沟通类 事业部、部门之间沟通协调往来文件 件格式 文类 详见附件一 示类 详见附件二 部沟通类 详见附件三 编码原则 1．发文类 青神宇**部（200*）第***号 2．请示类 青神宇**部（200*）请字第***号 3．内部沟通类 青神宇**部（200*）通字第***号 四 收文管理 1. 收到来文在收文登记薄（附件四）上登记文件的基本信息包括收文日期、来文单位、来文编号、来文名称等等。收文薄须保持清洁、保存完整以备归档之用。 2. 收到来文在来文上加盖公司收文章，注明收文日期及收文编号，再贴上文件传阅单传送至公司主管领导批阅。 3. 根据公司主管领导批阅意见及文件内容的缓急，及时将文件送达其他公司领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。 4. 文件送达后各部门应及时批阅并迅速办理相关事宜，一般滞留时间为一天。传阅过程应保持文件完整无缺。批阅后应在文件传阅单上签署意见或注明“已阅”字样以表明处理结果。秘书有催办的职责和权利。 5. 文件传阅完毕应及时交回人事部。人事部应完整无误地按收文编号保存，并于下年度初将公司收文按收文编号整理成册、归档。 6. 公司所属各部门、单位可根据需要向人事部查阅文件。 7. 秘书需经常与上级主管部门联系以及时取回各种文件资料。公司领导及有关部门派员参加各类会议时收到的文件应移交给人事部主管。 五、发文管理 1. 公司各类文件旨在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。 2. 欲发文部门或事业部应先起草文件草稿，起草完毕后，交部门负责人或事业部总经理审稿。 3. 秘书核稿，送交总经理或分管总监签发。需会签文件，由拟稿部门组织会签，秘书核稿后，报总经理签发。 4. 签发后文件，由秘书确认文号，核稿，用印。 5. 公司内部的发文统一通过内部网发布在通知通告栏目下。公司发文由秘书发布，各事业部、部门指定专人使用事业部或部门用户名在内部网发布。（发文审批权限见五.3、五.5）公司向外行文，由相关部门拟稿，总经理签发，打印稿送出。 6. 各部门、事业部可在各自业务范围内，就本部门或事业部所辖业务在公司内部发文，发文由分管总监或事业部总经理签发，使用本部门或事业部编号。 7. 凡涉及门店的各类文件，起草部门完成签发手续后，送达各事业部，由各事业部送达门店。 8. 人事部应建立公司发文登记薄，详细地、分门别类地登记文件的具体信息如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位。公司任何发文都必须登记在册，该登记薄作为归档资料应妥善保存不得遗失。 9. 起草部门或事业部及公司秘书有对公司有关文件保密的义务和职责。 六、档案管理 1. 各事业部、部门制定专人负责各自的文件管理。人事部负责公司文件的文件管理。 2. 文件的归档每年一次。由秘书与各事业部、部门文件管理人员交接，并填写交接登记表，分类归档。 3. 文件的档案管理参见公司《档案管理制度》。 七、本管理制度的解释权在人事部。 附件一： 青岛市神宇自动化科技有限公司 ***部文件 青神宇**部（200*）第***号 关于*************的通知 正文 青岛神宇自动化科技有限公司 ***部 **年**月**日 拟稿人： 核稿人： 签发人： 主送： 抄送： 签发日期： 实施日期： 附件二： 青岛神宇自动化科技有限公司 内部请示 部门： 文号：青神宇**部（200*）请字第***号 致 由 标题 请 示 内 容 拟稿人 部 门 意 见 相 关 部 门 意 见 总 经 理 附件三 青岛神宇自动化科技有限公司 部门协作申请表 日期：　　　　　　　　　　文号：青神宇**部（200*）通字第***号 需求部门： 拟稿人： 负责人： 需求协作事由： 需求协作事项： 协作部门 意见及承诺 当事人： 负责人： 　　　　　 部门协作申请通知单回执 申请已受理，本部门承诺：