企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表.docVIP

企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表 说明 本表中的“电子文件”是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，例如文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、电子表格、数据库文件、网页文件等； 本表中预留的位置不够时，可自行调整或另附纸； ３．本表中的选择项，如未作特殊说明均为单选项。在选择时请在左侧“□”内划“√”，如选择“其他”，请在其后的横线中注明详细内容； ４．核心业务系统是指承担产品和业务设计研发、生产制造、销售等业务的系统，如CAD系统、CAM系统、PDM系统、ERP系统等。 ５．本表所称的归档是指将电子文件及其元数据从应用系统中导出，按照档案管理要求进行鉴定（划分不同保管期限） 整理、（分类、排列、编号）后存储于档案系统和档案部门离线载体中。需要特别注意的是，为保证系统安全需要的数据备份或备份盘交档案部门不是归档。 ６．本表所称电子文件不仅包括版式文档，还包括图形、图像和数据（如数据库的部分数据）。 ７．本表所称在线归档是指通过系统接口进行归档，离线归档是指不通过接口实施归档。 二、单位联系信息 单位名称 联系人 联系电话 三、电子文件形成及归档情况 （一）填写举例 系统属性 系统名称/来源 实施时间及获取方式（外购及供应商/自主开发） 产生电子文件数量 所产生电子文件归档前主要存储格式（见说明 4） 已归档电子文件数量（单位 G） 归档后主要存储格式（见说明 4） 归档方式（在线/离线） 归档周期（每年一次/每季一次/每月/不定期） 备注 办公自动化系统 OA 系统 2009年7月外购，用友 OA， 月实施12 5G WORD，PDF 4.3G PDF，XLS 在线 每年一次 举例 3.2万份 2.5万份 电子文件形成及归档情况 系统属性 系统名称/来源 实施时间及获取方式（外购及供应商/自主开发） 产生电子文件数量 所产生电子文件归档前主要存储格式（见说明 4） 已归档电子文件数量（单位 G） 归档后主要存储格式（见说明 4） 归档方式（在线/离线） 归档周期（每年一次/每季一次/每月/不定期） 备注 办公自动化系统 核心业务系统（如有多个系统请分别填写） 人力资源管理系统 财务（会计）系统 其他应用系统 零散形成电子文件 注：电子文件格式扩展名有：TXT、DOC、DOCX、RTF、DBF、XML、HTML、CEB、PDF、TIFF、JPEG、BMP、GIF、WAV、MP3、AVI、MPEG、DWG、DBF、MDB、XLS、XLSX、WPS 等，其他请注明。档案管理信息系统实施情况 内容 数量或内容 备注 系统名称 供应商 实施时间 基础架构（请选择） □.NET □J2EE □ ASP □ 其他， 软件架构（请选择） □B/S □C/S □B/S和C/S混合 □其他， 管理数据总量 条目（目录）数量 条 原生电子文件归档形成档案（全文）数量 份 G 纸质档案、实物档案数字化处理形成的电子档案（全文）数量 份 G 多媒体档案（全文）数量 份 G 其他 份 G 具备的归档接口 □ 与OA有接口 □ 与业务系统有接口与财务系统具备的归档接口有接口与人力资源管理系统有接 □ 其他， 所使用的数据库 服务器型号、性能 在线存储介质 备份存储价质 服务器操作系统 其他需说明情况 注：如无档案管理信息系统请在系统名称中填“无”。 电子文件归档管理制度制定情况 制度名称 制发、发布时间 主要内容（主要章节） 电子文件归档管理职责分工 职责 部门名称 工作内容 归口部门 制度建设 电子 文件 归档 鉴定 分类 编号 电子档案保管 信息技术支持 其他 档案部门参与业务信息系统开发情况 请选择并填写。 １ □ 档案部门