工作中的6个层次.docVIP

一些事总是念念不忘 因为 * 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； * 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； * 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。 横向管理工作进程的5个阶段 （1）收集一切引起我们注意力的事情； （2 ）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法； （3）组织整理得出的结论； （4 ）把它们列为我们行动的选择方案； （5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。 收集工具 * 实实在在的工作篮 * 纸制的记事簿 * 电子记事簿 * 录音设备 * 电子邮件 影响成功收集的因素 遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件： 1.每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之 中，而不是在你的大脑里。 2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。 3.你必须定期地清空这些设备。 最大限度地减少收集设备的数量 定期清空收集工具 加工处理. 成功的关键因素：每周查阅 每周查阅也就是做下列事情： * 收集和加工处理所有的“材料”。 * 回顾和检查你的系统。 * 更新各类清单。 * 做到清洁、清楚、实时和完整。 1. 在某一时刻，决策行动的4个标准的模式 在星期三3点2 2分时，你如何选择下一步行动呢？你可以按照次序采用下面4个标准： 1.环境 2. 有多少时间 3. 有多少精力 4. 重要性 选择当前行动的4个标准 记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的4重标准进行的： 环境 时间 精力 重要性 2. 评估每日工作的3种模式 当你着手处理事务，也就是人们在一般情况下提到的“工作”时，你可能是在从事以下3种不同类型的活动： * 处理事先安排好的工作 * 处理随时冒出来的事件 * 定义你自己的工作 3. 回顾和检查工作6个标准的模式 事情的重要程度是促使你作出选择的原动力。但是，大多数用于决定事件重要性的模式，在实际工作中并非是最得心应手的工具。为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们的工作到底是什么。至少可以从6个不同的角度加以衡量。我们可以高度的概念进行类比： * 5万英尺以上：生活 * 4万英尺：3~5年的展望 * 3万英尺：1~2年的目标 * 2万英尺：责任范围 * 1万英尺：当前的工作 * 跑道：目前的行动 让我们由下至上入手。 轻松自如地控制一切的主要因素是：（1）明确判定工作的预期结果以及下一步具体行动；（2 ）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中，并定期回顾和检查。 人的大脑只有经过5个步骤才能够完成任何一项任务： 1.定义目标和原则 2.展望成果 3.集思广益 4.组织管理 5.明确下一步的行动方案 思考“为什么”这个问题的价值 下面仅仅是思考这个问题的某些好处： * 界定成功 * 创造了决策标准 * 集结资源 * 激发动机 * 阐明重点 * 拓宽选择 开动脑筋的关键技巧 有许多技巧都可以用来启动思维，强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下3点： * 不判断，不质疑，不评估，不批判。 * 追求数量，不求质量。 * 把分析组织工作置于次要的位置上。 不判断，不质疑，不评估，不批判 组织管理的基本要素 关键步骤如下： 1. 明确意义重大的事件 2. 按照 （下面一个或多个标准）排序 * 构成因素 * 先后顺序 * 重要程度 3. 必要程度的详述 如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的策划和构思。 确定时间、空间和工具 我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要： ·资料存放筐（最少3个） ·一叠信纸大小的白纸 ·即时贴（3X3寸） ·回形针 ·订书机等 ·透明胶带 ·橡皮筋 ·自动打孔机 ·若干文件夹 ·一个日程表 ·废纸篓 归档系统 主题、工作、人或者公司 当处于收集资料