新版文件管理规定.docVIP

文件编号： HT/体d-PB-4.2.3-01-2012 文件管理规定 文件版本： 第 1 版 修订状态： 第 0 次修订 页 码： 共 5页 第 1 页 1　目的和范围 为规范中恒天汽车集团保定汽车公司的文件管理过程，特制定本规定。 本规定适用于中恒天汽车集团保定汽车公司的文件和记录管理过程。 2　规范性引用文件 JB/T 9165.1　工艺文件完整性 JB/T 9165.2　工艺规程格式 JB/T 9165.3　管理用工艺文件格式 JB/T 9165.4　专用工艺装备设计图样及设计文件格式 QC/T 3　汽车产品图样及设计文件完整性 3　术语和定义 3.1 　质量管理体系文件 质量管理体系要求的文件 3.2　非质量管理体系文件 与质量管理体系要求无关的文件。 3.3　技术文件 　　QC/T 3和JB/T9165.1规定的文件。 4　职责和权限 4.1　品质管理部品保科负责公司范围内各类文件的统一管理和控制，文件立案部门应在文件发放前到品质管理部品保科审核盖章备案，需备案电子版文件及文件签字版原件。 4.2　由部门指定兼职文件管理员并在品保科注册，文件管理员主要职责： a）编制本部门的《文件清单》、《受控文件清单》、《记录清单》、《受控记录清单》； b）负责本部门文件管理，保证文件的有效性及使用最新版本文件； c）及时按《文件更改通知单》、《产品设计变更通知单》、《工艺设计变更通知单》更改文件； d）文件收、发及相关内容传达，必要时将文件内容目视化； e）本部门文件编号和标识控制； f）按时组织文件归档、鉴定、作废或销毁； g）妥善保管各种文件、记录。 4.3　文件和记录制定部门职责： a）负责文件、记录的制定、修改、鉴定、废止和处置； b）确定文件发放范围及文件新、旧版本代替； c）文件内容宣贯，并监督其正确实施。 4.4　记录收集部门负责按保存期限保管记录。 5 管理内容与要求 5.1　文件分类 5.1.1　质量管理体系文件 5.1.2　非质量管理文件 5.1.3　技术文件 5.2　文件格式（适用于规章制度、程序） 5.2.1　文件的结构内容 文件中“章”的设定：1目的和范围； 2规范性引用文件； 3 术语和定义；4 职责和权限；5 工作程序或管理内容与要求；6相关支持性文件；7记录，如无某“章”内容，需在标题下注明“无”。 5.2.2　文件字体要求 文件正文中各章、条号和标题为5号黑体字，其它内容为5号宋体字。 5.2.3　需要时可以设置封面，质量体系文件封面格式见附件1，非质量管理体系文件封面格式见附件2。 5.2.4　工艺规程及工艺管理性文件格式执行JB/T 9165.2、JB/T 9165.3、JB/T 9165.4规定。 5.3　文件编制、审批、发放、保存、更改、换版、作废、处置及外来文件控制执行《文件管理程序》4.2.3的规定。 5.4　文件编号和标识 5.4.1　质量管理体系文件编号：品保科统一划定与质量管理体系有关的文件编号，见示例1，文件封面或首页同时盖“受控”和“恒天汽车文件管理”章；记录上加盖“ISO9000验证”章，同时纳入《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01)、《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01)管理。 示例1： 表1 类别 文 件 1 质量管理体系第一层次文件：质量方针和质量目标，编号为a 2 质量管理体系第二层次文件：质量手册，编号为b 3 质量管理体系第三层次文件：程序文件，编号为c 4 质量管理体系第四层次文件：其他管理性文件、作业性文件，编号为d 5 质量管理体系第五层次文件：记录，编号为e 表2 部门 代号 部门 代号 部门 代号 品质管理部 PG 生产管理部 SC 销售部 XS 品保科 PB 组焊车间 ZH 售后部 SH 品检科 PJ 电泳车间 DY 市场部 XSSC 技术部 TD 涂装车间 TZ 国际部 GJ 工艺技术部 TDGY 总装车间 ZZ 人力资源部 HR 开发部 TDKF 调试车间 TS 办公室＊ BG 设备动力部 SB 供应部 GY 财务部＊ CW 采购部 WL 库房 KF 注：“＊”质量体系不作规定。 5.4.2　非质量管理文件编号规则见示例2，文件和记录上盖“恒天汽车文件管理”章，同时纳入本部门《文件清单》(HT/PB-JL-12001)、《记录清单》(HT/PB-JL-12002)管理。 示例2 文件类型 代码 文件类型 代码 文件类型 代码 传真 CZ 会议纪要 JY 宣传类 XC 制度