建一流场馆创一流档案分析.docVIP

建一流场馆 创一流档案 ——中国2010年上海世博会主题馆项目档案管理经验交流 上海东浩国际服务贸易（集团）有限公司（原上海世博（集团）有限公司，世博会后更名）承担了中国2010年上海世博会主题馆（以下简称主题馆）的建设任务。主题馆是世博会最重要的场馆之一，也是上海市重大建设项目，与中国馆、世博中心、世博演艺中心及世博轴并称“一轴四馆”，是世博会的永久保留建筑。世博会184天中，主题馆共接待观众3000万人次，成为接待观众数量最多的世博会场馆。 集团充分认识到做好项目档案管理的重要性和必要性，提出了“建一流场馆、创一流档案”的目标。围绕这一目标，集团高度重视、真抓实干、上下联动、形成合力，最终形成了收集齐全、整理规范，真实反映主题馆项目建设全过程的项目档案，也探索出一些科学高效的项目档案管理经验，为世博会的安全运营、主题馆的后续利用和“后世博”集团的发展发挥了应有的作用。 一、建立切实有效的管理体制和工作机制，确保项目档案管理有序开展 项目建设之初，集团即建立了由集团办公室、世博项目部、主题馆项目分公司档案分管领导组成的项目档案领导联席会议制度，并将档案工作纳入项目建设程序同步管理，纳入有关领导和人员的工作职责同步考核。项目总经理作为项目档案管理第一责任人，确保项目档案始终处于受控状态。2009年初，主题馆建设进入冲刺阶段，集团又制定了《项目档案目标管理计划》，进一步明确了项目档案管理目标、责任、奖惩办法和档案移交时间节点表，确保了项目档案的按期验收。 集团严格按照国家有关法律法规和标准规范，规范项目档案管理职责，以集团名义印发了《世博场馆建设项目档案管理办法》。随着项目配套科研课题的立项和设备招投标的启动，集团又先后制定完善了《世博项目科研档案管理办法》和《世博项目设备档案管理办法》，形成了一整套切合世博场馆建设实际的项目档案管理制度和工作程序。随着这些制度的颁布实施，集团领导亲自主持召开主题馆项目档案专题会议，统一思想、明确目标。集团还落实经费，为主题馆项目建立40平方米的专用档案库房，并将项目档案管理作为专项竞赛，列入世博会建功立业劳动竞赛，极大地调动了项目档案人员的积极性。 加强合同管理、完善合同制约机制，是项目建设管理的重要环节，也是项目档案管理的必要措施。在施工总包、监理等参建单位的合同中，集团根据项目档案管理制度，明确了项目文件材料归档和项目档案整理要求，依靠法律手段和经济手段形成有效制约，有力地保障了项目档案的完整、准确和系统。 二、“五个定期”制度确保项目档案的完整规范 项目建设瞬息万变，施工现场每天都可能发生各种情况。对此，集团尝试将项目管理的理念和方法运用到项目档案管理中，通过“五个定期”制度实时把控项目档案管理进程，及早发现和解决问题，特别是更好地保证了项目文件材料的质量和真实性，使档案管理真正融入项目管理全过程。 一是定期召开项目档案工作会议，建设单位和参建单位共同研究，第一时间解决项目文件材料形成收集的质量问题，建立项目档案工作的良性机制。 二是定期组织档案业务培训，通过专家培训与自我培训相结合，并根据项目所处阶段选择培训重点，显著地提高了项目分公司和参建单位档案人员的档案意识和业务能力。 三是集团档案人员定期深入建设现场和有关部门开展现场指导检查，把好项目文件材料形成这一源头的质量关。集团根据项目施工进度和竣工验收节点，制定项目档案检查时间节点表，采取各专业分包档案人员集中办公、整理，集团档案主管现场指导，上海市档案局跟踪检查的方式，同步检查施工文件材料形成和档案整理质量。2009年12月中旬，在主题馆项目档案预验收前，集团办公室会同世博项目部和施工总包、监理等单位，组织全体参建单位档案人员，开展项目文件材料整理的集中培训和检查。整整7天集中办公，装饰工程、设备安装、智能、节能等专业分包项目顺利通过由上海市档案局组织，市城建档案馆参与的档案预验收，为主题馆项目档案验收奠定基础。 四是定期收集、即时归档，档案部门着重加强与业务部门的信息沟通，跟踪动态，做到重要文件材料即时归档。例如，针对项目内容变更、确定专业分包中标单位等重要事项所形成党政联席会议纪要、评标公证书、专业分包合同等依据性文件，以及各专项验收、审计、审价报告等重要文件材料，均做到跟踪收集、即时归档。配套的科研项目做到项目结题、归档完成，并按照世博会档案移交要求，及时向上海市档案馆移交。各参建单位按供货渠道和台（套）编制设备清单，规范有序地做好设备档案的整理，及时移交运营保障部门，为世博场馆安全运营发挥了积极作用。 五是集团定期与档案行政管理部门沟通，无论是项目档案管理登记、验收申请，还是建设过程中的指导培训、阶段和单位工程的备案验收，集团都得到了上海市档案局的指导和帮助。 三、扎实有效组织项目档案验收工作 作为特大型活动的重要场馆，主