武汉某科技发展有限公司文件控制程序参考性强.doc

武汉铁工科技发展有限公司 程 序 文 件 本页版本/修改次数： 1/0 第 PAGE 2页 TG-P401 文件控制程序 目的 对质量体系文件和技术资料进行控制，确保规定的场合所使用的文件现行有效。 范围 适用于对本公司质量管理体系文件和技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。 职责 质量手册、管理文件、技术文件由总经理批准后发布。 质量手册、管理文件文件由综合部归口管理，技术文件由技术质量部管理。 程序内容 4.1 文件的分类和控制 4.1.1 文件的共分为三类：a)质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、支持性文件、表格等）；b) 技术文件，包括外来资料； c) 4.1.2 文件的代号如下： 质量手册的编号 TG－Q M-1/0 版本/修改次数 质量手册 质量管理体系文件 企业代号(铁工),以下相同 版版次号程序文件用P表示，序号用三位阿拉伯数字表示，与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。 版版次号 程序文件用P表示，序号用三位阿拉伯数字表示，与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。 质量管理体系文件企业代号 TG－P□□□ c) 记录的编号 记录号记录用R表示，序号用三位阿拉伯数字表示，第一位数字与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。R□□□- 记录号 记录用R表示，序号用三位阿拉伯数字表示，第一位数字与标准章号相对应，第2、3位数字为本章内程序序号。 d)　支持性文件的编号: 表示本部门文件序号指导性文件用G表示。两位汉语拼音首字母表示部门代号 G□□- 表示本部门文件序号 指导性文件用G表示。两位汉语拼音首字母表示部门代号 部门代号用汉语拼音首字母表示，如：综合部 ZH 技术质量部 JS 生产部 SC 市场营销部 YX e) 技术文件按相关产品技术标准执行，管理性文件可不编号。 4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类，公司现场使用的文本均为受控 文件，加盖红色“受控”印章，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。 4.2 文件的编写 4.2.1 质量手册（含程序文件）由管理者代表组织编写；综合部部进行管理; 4.2.2 技术文件、工艺文件由技术质量部编写；操作规程等由生产部编写。 4.2.3 其它管理文件由综合部组织编写。 4.3 文件的审批 4.3.1 质量手册（含程序文件）的会签、审批应在“文件会签记录”上填写。 4.3.2 质量手册由总经理批准。 4.3.3 技术文件由分管副总审核、总经理批准。 4.3.4 管理文件由相关部门会签、总经理批准。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件的发放应确保有关部门和人员都能得到相应文件的有效版本。 4.4.2 文件发放范围 a) 质量手册的发至总经理和各部门负责人；技术文件发生产部及其他相关人员； 4.5 文件的更改 4.5.1文件应定期进行评审或更新，对评审后的更改或更新应再次得到批准。 4.5.2文件更改时，由各类文件管理部门的相应文件更改人下达【文件更改单】，经本程序4.2条规定的原文件编审程序后实施更改。（审批文件的人变更时，应由具有相应资格并获得相关背景的人员审批）。 4.5.3文件更改一般采用“划改”方式，当其一页面内一次更改内容达5处以上或累计　更改多达5次以上，或其一处更改内容太多而不能进行划改时，可采用“换页”方式。更改后，在手册中的【更改记录】中予以记录，以标记文件的更改状态。 4.6作废文件的处理 需作资料保留的作废文件，经总经理批准后，由文件管理者做上“作废”或“保留”标记，方可留用，以防止与有效版本混用。对不需保留的可以填写【文件销毁清单】经总经理批准后可以销毁。【文件销毁清单】作为记录应予以保存 4.7 文件的保存和归档 4.7.1 受控文件不应随意更改，涂画，应妥善保存，确保文件清晰易于识别。文件资料的保存应注意防潮、防霉、防蛀、防鼠和防火，防止意外损失。每年由文件管理者对文件、资料进行一次清理，全面检查在用文件的有效性。 4.7.2 质量管理体系文件和技术文件均由技术质量部负责归档与保存； 4.7.3 归档的文件均应在【受控文件清单】上注明归档日期、保存期限。归档文件的管理应便于检索。 4.7.4 归档文件应立卷存档，存入软盘的文件应留有备份。 4.8 外来文件的控制 各类外来文件由技术质量部登记、编号(可用外来文件本身的代号)，并经有效版本确认后方可使用，应及时获得外来文件更改、换版的信息，确保本公司使用的外来文件为现行有效版本。对与公司质量体系