CX-01文件控制程序.docVIP

海南食品有限公司 文件编号 XD/QMS-CX-01 文件控制程序 实施日期 2009年5月18日 版本/状态 A/2 页 码 第 1 页 共 5 页 1. 目的 对本公司质量管理体系、食品安全管理体系、卫生质量体系有关的文件进行控制，从而达到确保各相关部门所使用的文件均为有效版本，并能及时撤回作废的文件。 2. 适用范围 适用于与本公司产品有关的管理性文件、技术性文件和公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件的控制和管理。 3. 职责 3.1 办公室是公司文件控制的主管部门。负责质量管理手册、食品安全管理手册、程序文件、质量计划、HACCP计划、公司管理性文件以及外来文件的发放、管理和控制。 3.2办公室负责外部主管部门文件的接收、发放等管理。 3.3各部门负责本部门相关文件的使用维护和管理。 4. 工作程序 4.1 文件的分类 （1）管理体系文件分为三个层次： 第一层次为质量管理手册、食品安全管理手册；第二层次为程序文件、管理文件、技术文件、质量计划、规章制度、外来文件等；第三层次为各种记录表格。 （2）技术性文件指：包括为完成某项具体工作或活动规定的作业指导书、技术要求、工艺要求、检验规程等。 （3）外来文件指：公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件，包括与质量管理体系有关的政策性文件、法律法规文件、国际标准、国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。 4.2 文件的编写与审批 （1）第一层次文件和第二层次文件即质量管理手册、程序文件等由管理者代表组织编写并审核，报总经理审批。 （2）第三层次文件即各种记录表格由各责任部门负责编写、修订，报管理者代表审批。 海南食品有限公司 文件编号 XD/QMS-CX-01 文件控制程序 实施日期 2009年5月18日 版本/状态 A/2 页 码 第 2 页 共 5 页 （3）外来文件和法律法规由办公室接收、收集、编号、报管理者代表批准后发放。 （4）技术性文件由质检部编制，管理者代表批准后由本部门统一编号发放。 （5）生产操作性文件由生产部编制，管理者代表批准后由办公室统一编号发放。 （6）为使本公司发布的文件是充分与适宜的，第一层次文件和第二层次文件文件发布前必须得到总经理批准，第三层次文件报管理者代表审批后才准许发布执行。 4.3 文件编号 （1）质量管理体系 质量管理手册编号 HN/QMS——SC——2009 表示2009年版 表示质量管理手册即第一层次文件 表示质量管理体系 HN为海南食品有限公司名称缩写 （2）质量管理体系 程序文件编号（说明：除质量管理体系程序文件编号按此编号外，其他的二级文件编号按4.3(3)的规定编号） HN/QMS ——CX——XX 表示顺序号 CX表示程序文件即第二层次文件 QMS表示质量管理体系 XD为海南食品有限公司名称缩写 海南食品有限公司 文件编号 XD/QMS-CX-01 文件控制程序 实施日期 2009年5月18日 版本/状态 A/2 页 码 第 3 页 共 5 页 （3）本公司卫生质量体系管理文件、操作规程和记录表格的编号方法为： HN/ （A 、 B 、C ） （0～3）-顺序号（01～99） 修订号~ 记录表格 操作规程、规章制度等 卫生注册质量手册 本公司名称拼音简写 （4） 外来文件的编号：延用其本身编号； （5） 公司对所有管理体系文件编制《文件清单》和《质量记录清单》。 4.4 文件更改时应填写《文件更改申请单》，修订号为0、1、2、3。 0表示未修改；1、2、3表示第1、2、3次修改；修改3次后要进行换版。 4.5 文件的领用 （1）文件持有者领用文件时，办公室人员必须确保所发放的文件版本适用有效，领用人应填写《文件发放/回收记录》。 （2）因文件破损而重新领用新文件时，其文件发放号不变，但必须收回相应旧文件；因丢失而补