三级秘书操作能题及答案.docVIP

操作技能题 2012年 3.背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。（15分） 便 条 高叶： 公司组织的这次全国行业研讨会结束后，一些会后工作可以让新来的韩秘书参与。请你就以下问题提出看法并对韩秘书进行指导：会议评估的方法和要求，会议决定事项的反馈原则和重点。请以备忘录的形式提交给我。 谢谢 行政经理× × × × × ×年× 月×日 答案： 备 忘 录 发给：×× 发自：高叶 日期：××年×月×日 内容：会议评估的方法和要求，会议决定事项的反馈 1.会议评估的方法和要求： ①在会议将结束时，以意见调查的方式进行，请参会人员填写会议评估表。 ②请某人以观察员的身份列席会议，对会议状况提出意见。 ③告知参会人员有义务共同提高会议质量；规定各部门无论大小会议，都必须以书面方式在会议结束前两分钟做此调查。 ④对会议管理工作的总体评估应该覆盖会议方案、会议时间、会议地点、参会人员范围、食宿安排、会议经费的各项活动方案等。 ⑤对主持人的评估主要侧重于主持能力、业务水平、实现会议目标的能力、工作作风和控制会议的能力等。 ⑥对会议工作人员的评估主要侧重于其行为表现、工作态度、业务水平和工作效果等。 ⑦设计评估表应考虑表格的长度、填写难易程度、问题设计、问题方式、分析数据方式等。 ⑧会议评估要力求科学、高效。 2.会议决定事项的反馈原则和重点： ①反馈原则是迅速及时、真实准确、保证反馈渠道畅通等。 ②反馈重点主要是妨碍会议决策落实的各种信息。 4、采购办公用品的程序以及注意的问题 提出购买申请——审批落实经覅+——招标选择供应商——签订供货合——货物入库——支付货款 注意事项： (1)\在自己的职权范围内，依照规定的程序进行购置，要多征求使用者的意见。 (2)、按照采购程序与供方确定购货内容 总费用、交货和售后服务等事宜，形成正投购买文件。 (3)、按照进货验货程序检查所购设备和办公用品的型号、质量、数量、价格及相应单据 (4)、若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系 (5)、最后按单位规定与财务部门办理或存放购买货物的相关文件及单据 历年 （一）案例分析题示例 录像 人物： 高叶??总经理助理 王民??宏远公司总经理 谭平??总经理办公室文员 刘建??设备采购部经理 孙悦??设备采购员 陈宏??财务总监 物品： 采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公司办公设备和家具采购方案协调会） 情景一（公司会议室） （高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏） 高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首先碰一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。我先提醒大家几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。谁先谈谈？ 苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。 高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购计划提供资料。 孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。 高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。 苏：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公室。 高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地点，询标的具体时间与地点。 苏：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。 高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。 陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、实用，有些一时达不到的功能不必强求。 苏：我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。 陈：我的