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人力资源部档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强人力资源部的档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第二条 本规定所称的档案是指： 本部门文书档案：过去和现在本部门从事人力资源部业务（招聘、培训；薪酬福利、考核奖惩；员工关系、劳动合同、档案管理等）和企业管理活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 公司员工档案：含个人履历；入职聘用、岗位变动；任免、奖惩；学习培训；学历、职称、职业资格、个人业绩等历史和现实记录。 第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 第二章 档案机构及其职责 第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员或部室内勤）。 第六条 人力资源部所形成的文书档案，按本办法进行收集、整理、立卷、保管、利用，并按公司规定，定期交行政管理部保管。 公司员工档案，由人力资源部负责接收，收集、整理、立卷、保管、利用工作。 第七条 人力资源部应逐步完善本部门档案管理办法，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 第三章 文书档案的管理 第八条 整理办法： 1. 方法：以问题特征为主，同类合并，分别装文件盒。盒内立小卷，每卷内按发生时间先后排列，一类一卷或若干卷。 2. 步骤： A. 收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷，随发生随收集。 B. 整理 根据分类和发生时间整理。 C. 分类 根据下述分类方法分类 D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期（5年——30年）、短期（5年内，不含5年）。 第九条 过程管理： 1.需交人力资源部保管的档案：公司各部门的资料员做好平时文件的预交工作，并在事件结束后的30天内将需归档的文件，整理移交人力资源部保管，任何人不得据为己有。 2. 属本部门保管的档案：平时进行收集，在每年12月底开始加工整理，分类上帐，次年一月份编辑装订成册。在次年的2月份将档案总目录编辑备案存档。 3. 在次年的3月份编辑检索目录，以备利用。 第十条 销毁：须报本部门经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 第十一条 人力资源部文书档案的分类及编号：按有关档案分类及编号要求操作。 永久——年——业务分类——序号（两位数） 长期——年——业务分类——序号（两位数） 短期——年——业务分类——序号（两位数） 第十二条 在业务中对内、外签署的各种合同、协议，按有关《合同管理规定》处理。 第十三条 借阅：因公司需要借阅本部门文档的，应填好档案查阅单。员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经人力资源部经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 第十四条 分级查阅：具体的查阅分档，视情况按公司领导层、中层、普通员工，经人力资源部经理批准。 第四章 档案备份制度 第十五条 本部门所有有价值的文件、报表、业务记录等必须电子文档备份。 第十六条 应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。 第十七条 备份盘与源盘应分开存放，备份盘应在另处保存。 第五章 违纪 处理 第十八条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~200元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案 3. 涂改、伪造档案 4. 未及时上报归档或管理不善，给企业造成损失者 5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者 第六章附则 第十九条 本办法自发布之日起试行。 第二十条 本办法解释权为人力资源部 。 永久、长期、短期。 档案查阅单 档案外借登记表 阅档登记表 销毁文件清单 档案总目录备案表 及时进行档案的加工整理、分类上帐、装订、建立管理卡片、编制检索目录； 执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续； 按密级划分的有关规定，及时准确划分档案密级；