办公自动化教程四.pptVIP

办公自动化教程四 ——*—— PowerPoint的功能及作用 PowerPoint是制作和演示电子版幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、广告宣传、专家报告、教师授课、展示自己的学术成果。用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。 演示文稿的制作步骤 1、确定主题 首先要有明确的主题，明白通过幻灯片要告诉大什么事情。 2、整理思路 其次要有清晰的思路，知道丛哪几个方面介绍对向，怎样开头、展开、结尾。就象写文章要有条理。 3、素材收集 围绕主题采集所要的图形、数据表、图表、文字等各方面资料。 4、组织素材 按照思路用PowerPoint将素材有条理的组织起来 怎样组织好PPT中的素材 PPT的法则1：确定了听众的问题，就找到了内容和逻辑 了解听众才能确定信息传播的切入点 PPT的法则2：合理的方法就是好方法。 误区：漂亮的PPT=好的PPT PPT的法则3：过犹不及 误区：用文字越少越好 PPT的法则4：不要给自己找麻烦，更不要给听众找麻烦 误区：现场实际操作演示是必须的 PPT的法则5：生动是永远受欢迎的 用通俗简单解释复杂深入浅出 制作PPT中的注意事项 1、字体：大标题44 标题一32 标题二28 标题三24 2、内容：演讲的骨架 多使用图形 少用术语 3、花样：正式场合不使用任何PPT动作非要使用最 多不超过三种 4、10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时 间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30 点(30 point)。 PowerPoint的操作过程 1、打开PPT选择一种适合的制作方式。 [文件]—[新建]—[提示向导、模版、空演示文稿] 2、设定版式编排数据的位置。 [格式]—[版式]（或利用文本框自己设计） 3、编排数据资料，并美化。 [插入]、[格式]、[视图]等菜单的使用 4、适当设置各种动画、动作及放映效果。 [幻灯片放映]的使用 5、保存制作文件 PowerPoint中的文字处理 1、利用版式或文本框设置文字位置。 2、文本内容的生成。 手工录入、从其它资料中获取 3、艺术字的使用。 4、公式的制作。 5、超链接的使用。 PowerPoint中的图形处理 1、图形的插入。 2、图形的处理。 大小、色彩、位置、效果 3、PS的简单使用。 常用的PS功能介绍 PowerPoint中的表格处理 1、利用PPT自带表格功能生成简单表格。 [格式]—[幻灯片版式] [插入]—[表格] 2、利用其余表格工具生成复杂表格。 复制WORD、EXCEL生成表格 PowerPoint中的图表处理 1、利用PPT自带表格功能生成图表。 [ 格式]—[幻灯片版式]、或[插入]—]图表] 修改PPT图表进行图表变化 2、利用其余表格工具生成复杂图表。 复制WORD、EXCEL生成图表。 PowerPoint中的多媒体信息处理 1、音乐的插入 2、影片的插入 3、其它格式影片的插入（例：亲亲我的宝贝.flv） 超级链接法： 对像法： 控件法：[视图]—[工具栏]—[控件工具箱]—[其它控 件]—[Shockwave Flash Object]—创建对像实例— 右键单击对像设置属性—Movie—flvplayer.swf? File=亲亲我的宝贝.flv 工具法：FLV.EXE PowerPoint中动画和动作的处理 1、动画的设置 [幻灯片放映]—[动画方案、自定义动画] 2、动作的设置 [幻灯片放映]—[动作按钮、动作设置] PowerPoint的放映 1、设置放映方式 2、排练计时 3、自定义放映 3、摘要幻灯片制作 为每一个系列制作自定义放映—单击第一个自定义放映 的第一张—按住Ctrl键单击其余自定义放映的第一张— 在大纲工具栏中选摘要幻灯片—为列表加项目符号—为 每个标题设动作 4、分屏演示