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基建开发部SOP标准化管理 （档案管理流程图） 各岗位负责人将资料交到资料员处 各岗位负责人将资料交到资料员处，签字确认 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。。 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。 。 资料员对资料进行编号 资料员对资料进行编号 作废原因：a）与国家、地方、有关部门的法律、法规、标准、规范有严重抵触或被明令禁止；b）已被淘汰的资料；c）本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料资料员将资料归档保存建立资料登记表。记录资料名称、编号、副件、复印份数及复印件使用部门等。 作废原因： a）与国家、地方、有关部门的法律、法规、标准、规范有严重抵触或被明令禁止；b）已被淘汰的资料；c）本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料 资料员将资料归档保存 建立资料登记表。记录资料名称、编号、副件、复印份数及复印件使用部门等。 需要作废的资料需要查阅的资料需要发放的资料 需要作废的资料 需要查阅的资料 需要发放的资料 建立作废资料处理表建立资料借阅表建立资料发放表 建立作废资料处理表 建立资料借阅表 建立资料发放表 公司员工出示部门负责人批条，填写资料借阅表确定分发范围，核定分发数额，填写资料发放表填写资料作废处理表 公司员工出示部门负责人批条，填写资料借阅表 确定分发范围，核定分发数额，填写资料发放表 填写资料作废处理表 已发放资料按资料发放表限三日收回基建开发部总监签字基建开发部总监签字 已发放资料按资料发放表限三日收回 基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 定期统一销毁资料出借进行分发 定期统一销毁 资料出借 进行分发 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留 基建开发部SOP标准化管理 （档案管理细则） 1、目的 为更好使基建开发部档案管理规范化、科学化，有助于开发部管理，管理统一，形成一条规范化程序。 2、归档范围 2.1 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收资料等。 2.2 合同：设备采购、工程基建、设计合同、其他合同。 2.3 设备档案：物料、仓库等辅助设备。 2.4 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 2.5 标准操作规程。?? 3、内容 3.1?资料的收集 3.1.1?从新项目开始时，由各岗位负责人将所产生的资料交到资料员处，并签字确认。 3.1.2?资料的原件应交基建开发部办公室归档保存。如使用部门需要项目资料，基建开发部资料员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。 3.1.3?复印份数及分发情况必须如实记录。? 3.2?资料的存档 3.2.1? 3.2.2? 3.2.3 基建开发部 3.2.4 3.3?资料的使用 3.3.1?资料如有分发需要，应由基建开发部总监确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“资料发放表”。 3.3.2?公司员工需要查阅相关的档案资料，建立“资料借阅表”，员工借阅必须出示部门负责人的批条，并经基建开发部总监签字同意。? 3.4?资料的作废 3.4.1 a)?该资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止；? b)?已被淘汰的资料； c)?因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料。? 3.4.2?资料作废须由文员上报基建开发部总监批准。 3.4.3?已经发放的资料由基建开发部办公室按“资料发放表”限三日收回。 3.4.4?所有作废的资料必须填写“作废资料处理记录表”，并由基建开发部经理批准后定期统一销毁。 3.4.5?需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留。 4、检查 4.1 基建开发部各类应归档文件应集中于档案员管理，任何个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 4.2 每月底部门负责人将对档案的资料进行抽查，每三个月与档案员共同对所有资料进行一次彻查。 4.3 档案管理应帐实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。