办公自动化系用户手册.docVIP

OA办公自动化系统 简明使用手册 一、使用OA系统前须进行的配置 在浏览器地址栏输入 HYPERLINK ，停止3721，Google，Yahoo等工具所带的阻止弹出窗口的功能，改为对当前网站允许弹出窗口！ 有些浏览器需点击工具(T)－弹出窗口阻止程序(P) －弹出窗口阻止程序设置(P) 添加要允许的网站地址：*. 设置OA系统站点为“可信任站点”，操作步骤如下： 在IE窗口，点击工具(T)－Internet选项(O) 弹出如下窗口： 点击“安全”标签－选择“受信任的站点”－点击“站点(S)” 弹出对话框，输入OA系统域名或IP地址，同时取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)(s)的单选” 输入完后，点击“添加(A)”,添加成功如下图： 点击“确定”，返回上一窗口： 点击“自定义级别(C)”，弹出如下窗口： 将如上图显示中的5个选项，均设置为启用 完成后，点击“确定”，系统提示： 选择“是(Y)”，返回上一窗口，点击“确定”退出。 使用中所遇功能问题，请查阅相应模块的使用说明。或咨询管理员。 二、登陆OA系统的方法： 打开浏览器在地址栏输入下列地址: HYPERLINK 此时进入统一身份认证的登录界面: 输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。 进入OA系统主界面 “待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载?”、“Word控件安装包下载”，供用户下载安装控键，用户须安装控键后才能阅读和修改文档。 点击右上方“OA首页”，可回到OA主界面。 点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块，可看到当前正待处理的文件。 点击左边的功能菜单，可见菜单下拉列表 在主界面下方，有系统帮助文档，提供各种说明及下载服务，如下图所示： 用户可根据需要下载相关文件，在线查阅OA系统各项说明文件等。 三、校发文管理模块说明 3．1 如何进入发文管理 用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“发文管理”，显示有权限看到的文档页面。 该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题查看文档的具体内容。 通过点击页面中的“已办发文”，可查看已办结发文的信息。 通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看发文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。用户可以进行新增、删除的操作，也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。无权限的用户不可对登记薄进行操作。 3．2 发文管理流转 3．2．1 拟稿 例以教务处秘书为拟稿人，开始起草。点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮，弹出拟稿页面（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出）： ? 标题和联系电话为必填项。 ???点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。 3）???附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。 4）??????点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文： 如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示： 将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项……”处，如下图所示： 点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。 有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。 起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。 同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。 填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。 3．2．2 拟稿单位复核 在拟稿环节中，文档被发给教务处负责人，现以教务处负责人进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档： 待办事宜如果积累过多，主界面上将无法全部显示，可点击待办事宜图表或下方的“更多” 查看。待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。 点击需要办理的文档，打开弹出窗口，点击“键盘批注”，可修改正文，系统将自动保存修改痕迹；或点击“只读打开”，阅读正文。 在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”——“常用短语”中进行设置）。 完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，弹出选择人员窗