秘书处工作的性质作用和注意事项9.docVIP

秘书处工作的性质、作用和注意事项 第一部分 秘书工作的核心——领导意图 一、领导意图的含义 指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。 领导意图是秘书活动的核心 1．它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的） 2．是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的） 3．是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。（是宏观的而非微观的） 命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。 二、领导意图的形成（详见教材P18-20） 1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。 2．领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。 3．领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。 4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。 按：此说值得商榷。这里说的应是“正确的领导意图的形成”。 第二部分 秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点 一、秘书工作在领导活动中的地位 1．从属地位 秘书工作从属于领导活动。没有领导活动也就没有秘书活动。 秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。 秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。 2．参谋地位 秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。 二、秘书工作在领导活动中的作用 主要有六方面作用： 1．枢纽作用 秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。 （详见教材P21） 2．助手作用 秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面： （1）文书处理——公文制发、文书资料处理。 （2）筛选文件 （3）文字把关 （4）事务处理——主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客，完成领导交办的临时性工作等等。 （5）督促作用——主要是按领导意图对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。并将有关情况及时反馈给领导，以便领导及时作出调整，改进工作。 3．参谋作用 给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面： （1）提供依据 即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。 （2）综合意见 即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。 （3）出谋献策 即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。 Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。 秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。 参与决策是其他领导成员的权力。 （详见教材P22-23） 4．辅助协调作用 协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、协同一致、有效地实现既定目标的行为。 协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。 5．“不管部”作用 “人管部”：资本主义资本主义国家内阁中的阁员，有权出席会议，担任内阁指定的任务，但经常无部可管，故称“不管部”。任此不管部阁员，称为不管部大臣，又称无任所大臣。 秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面： （1）围绕中心工作产生的任务 如选举人大代表的工作，开展文明礼貌月活动等。这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。 （2）临时发生的突击任务 如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。 （3）带全面性的任务或活动 如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。 （4）为领导服务的其他任务 如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。 6．“窗口”作用 秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。 三、秘书工作在领导活动中的特点 1．依附性 秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。 秘书在工作中要注意两点： （1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自