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文件夹管理 按时间顺序 按事项顺序 按当日随时提醒：电脑、手机等。 参考文件夹：地图、航班表、汇率等。 常用电话表。 记事本：跟随本和重要登记本。 名片夹。 。。。。。。 文件如何存档？ ( l )按年度归档，对一般管理类文件通常按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续； ( 2 )按活动结束时间归档，通常在一项科技、生产活动结束后归档，对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种方法；　 文件如何存档？ ( 3 )按工作阶段归档，对于形成周期过长，程序明显的企业文件，主要是科技文件，比如跨年度、需几年或几十年完成的产品、科研或工程项目，因文件数量庞大，通常可按各项的工作阶段将其接收归档； ( 4 )随时归档，对于一些机密性较强的文件，如人事、调查研究或从外单位收集来的文件等，为避免丢失和泄密，通常采取随时归档的方法。 文件如何存档？ 文本文档： ( l )按年度归档，对一般管理类文件通常按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续； ( 2 )按活动结束时间归档，通常在一项科技、生产活动结束后归档，对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种方法；　 公文写作、档案管理基础知识 文员应具备的基本技能 公文写作； 档案管理。 公文 公文，即公务文书，是一种应用性的以说明为主要表达方式的科学文章，是机关团体、企事业单位等社会组织实施管理、开展公务活动必不可少的重要工具。 公文的作用 一是法规和准绳作用。 二是领导和指导作用。 三是沟通和合作作用。 四是宣传和教育作用。 公文的种类 （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 　　 公文的种类 　　（三）公告 　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 　　（四）通告 　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 公文的种类 　　（五）通知 　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 　　（六）通报 　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 公文的种类 　　（七）议案 　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 　　（八）报告 　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 公文的种类 　　（九）请示 　　适用于向上级机关请求指示、批准。 　　（十）批复 　　适用于答复下级机关的请示事项。 公文的种类 　　（十一）意见 　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。 　　（十二）函 　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 　　（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 公文的分类 按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、平行文和 下行文三种。 （1）上行文 上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、 请示等。 （2）平行文 平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函 等。 （3）下行文 下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令（令）、 决定、通报、通知、批复、意见等。 公文的分类 2、按照紧急程度分类 　　按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分“特急”和“急件”两类。 公文的分类 3、按照有无保密要求及机密等级分类 　将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。按照秘密等级的不同，还可以将有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。 （1）绝密文件 （2）机密文件 （3）秘密文件 公文的分类 4、按照具体职能分类 （1）法规性公文 　法规性公文是用来颁布法律、法令或对有关问题作出规定的公文。 （2）指挥性公文 　指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，因而对有关事项的处理、有关工作的进行起指令或指导作用的公文。 （3）报请性公文 　报请性公文是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文。 公文的分类 　（4）知照性公文 　　知照性公文是用以向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。 　　（5）联系性公文 　　联系性公文是各机关或各部门之间用来联系工作的公文。“函”是比较典型的联系性公文。 　　（6）实录性公文 　　实录性公文是指真实地记录有关工作情况的公文。“会议纪要”就是典型的实录性公文。