去掉“习惯”“假设”“优化”-图书馆业务流程重组重心的回归论文.docVIP

　　去掉“习惯”“假设”“优化”:图书馆业务流程重组重心的回归论文 .. 摘 要 图书馆BPR不能再停留于对旧有制度与流程的修补,应该回归到以服务和用户为 中 心的根本层面上来。本文对图书馆BPR的根本性进行解析,指出“习惯”“假设”与“优化 ”是 阻碍BPR项目实施的重要因素,认为要重视组织目标重组和团队精神的培养,大胆创新, 冲破 限制。 关键词图书馆;BPR;目标重组;团队精神 随着服务要求的不断提高和信息技术的不断改进,图书馆的发展经历着“传统图书馆— —自动化图书馆——复合图书馆——数字图书馆”这样一个过程。120世纪90年 代,学者 们在研究开发信息技术的同时,引入了业务流程重组(Business Process Reengineering, 简称BPR)的概念,目的在于有效调整管理模式,重组业务流程,以便更好地完成图书馆服 务功能的转变。2早期引入BPR理念的有香港理工大学图书馆、佛山科学技术学院 图书馆 、清华大 学图书馆、上海图书馆、第二军医大学图书馆、上海海运学院图书馆等。3然而 不是所有 图书馆的BPR项目都取得了理想效果,..重组后成本上升、服务质量下降以及效率降低等现象 屡屡 出 现。笔者认为问题的根源在于对图书馆BPR根本性的忽视与误解。 图书馆的社会职能要求它必须以服务为根本,以用户为中心。业务流程重组所关心的问题 也是如此,不要单单从某个业务流程去考虑重组问题。4在BPR过程中,我们要 围绕图书 馆的本质去思考,而不是研究图书馆现在应该是什么样子。所以图书馆BPR提出的问 题是“我们为什么要进行业务重组?为什么要以现在的方式重组?现在的工作方式有什么不 足?有没有别的工作方式?”,而不是“如何把现在的事情做得更好?”。5根 本性问 题的提出,促使我们对图书馆传统业务流程所基于的习惯和假设进行观察、分析和思考,从 而发现这些习惯和假设有一部分已经过时,甚至是错误或不适用的。BPR不应局限于对旧 有制度与流程的修补和完善,而要抛弃一般已经被认可的习惯和假设。如在“如何优化图书 招 标采购的相关程序”问题上,我们已经事先假设了图书采购必须通过招标的形式,然而从实 际工作中得知,虽然招标采购具有公平、公开、公正等优点,但同时也会出现成本增加、容 易流标以及采购时间过长等问题。在很多医药类、艺术类高校的图书馆,我们完全可以打破 “ 习 惯”,考虑直接跟某些专业出版社洽谈,进行采购。 1 “习惯”“假设”“优化”约束了图书馆真正实施BPR项目 实施图书馆BPR项目首先要弄清楚其根本性,只有正确理解BPR项目的根本所在,才能有效地 进行组织结构重组、业务流程重组、人力资源重组、组织文化重组等实践活动。目前BPR对 图书馆来说已不陌生,各种类型图书馆纷纷开展BPR项目,其中不乏成功的案例,但更多的 由于受到旧有制度与思想的约束,只是在做表面的改变或修补。 1.1 “习惯”的延续 我们一般将“习惯”理解为:从环境中成长出来的,以相同的方式,一而再、再而三地从事 相同的事情,不断重复思考同样的事情,而且当习惯一旦养成之后,它就像在模型中 硬化了的水泥块很难打破。图书馆之所以要开展BPR项目是因为信息技术的快速发展,原 有服务已经不能满足读者的需求。信息技术的应用是流程重组的核心,而信息技术的发展是 近几十年的事情,图书馆的存在已有上百年历史,在这样一个新技术与老体系的融合过程中 ,“习惯”的存在是必然的6。很多图书馆面对“习惯”的时候一般选择在原 来业务的 基础上进行一定的拆分、合并,未能从BPR的根本性上思考问题,往往出现“换汤不换药” 的结果。如 组织结构三部一室的重组,就是把流通部、期刊部、阅览部和参 考咨询部整合成信息服务部,把采访部、编目部、典藏部整合成资源支持部,意图减少组织 的层级结构,实现扁平化布局。7从表面上看,部门的整合已经实现了重组 的目 的,然而 大部分图书馆还是延续着各部门原有的职能,没有在实际意义上增强图书馆员对图书馆的整 体认 知。采访的继续做采访,编目的继续做编目,整个图书馆还是局限于被分割的 部门责任和局 部目标。 1.2 “假设”的提出 “假设”与“习惯”相似,在图书馆BPR项目中起条框制约的作用。假设是根据一定的事实 材料和理论知识,对于研究对象的未知性质及其原因、规律的某种推测性说明,是一种将认 识由已知推向未知,进而变未知为已知的思维方法。在图书馆BPR项目实施的过程 中,合理的“假设”是必须的,但很多图书馆往往根据自身的经验与对外界的观察,一味地 坚持自己的“假设”,致使BPR项目“锲而不舍”地追求“假设”中的效果,以偏概全,忽 视了图书馆BPR关心的根本问题——以服务为根本,以用户为核心。“假设能加大信息资源 建设的投入,就可以