秘书的日常事作.ppt

秘书的日常事务工作 ; 通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事务工作，掌握秘书日常事务中的主要程序和原则。能妥善安排领导的日程、约会及旅行，学会制作各种日程安排表。;第一节 接听与拨打电话; 办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项。; 第一节 接听与拨打电话;（一）熟悉常用电话号码;（二）打电话时应注意的事项;（三）接电话时应注意的事项;（四）注意电话礼仪;（五）做好电话记录 ;（六） 做好图文传真; 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问 题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 传真容易失密。 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多 地采用复印传真兼可的设备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。; 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。 ;（七）电话记录的处理;第二节时间安排与计划 ;第二季度会议时间表（2005.4—6）;秘书办公室： 王俐正在看书，这几天事相对少一些，她看的书当然和业务有关，其中一道题很感兴趣，她正准备做， 电话响起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”;王俐现在把周安排表列出来 周计划表 年 月 日;她又列了工作日志 工作日志 2005年4月15日 星期三;相关知识;（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动中部要留有不少于10分钟的间隙。 （3）要注意对上司的时间安排和工作日志进行保密。 （4）时间表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。;第四节 旅行安排 ;旅行计划（李恒寿 总经理）;相关知识;（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？ 1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档； 2，时间不可太紧，应留有余地； 3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。;总经理办公室： 李总：小王，这次出差去合肥比较满意，你拟的旅行计划较为实用，给我省了不少时间，值得表扬。接下来公司可能就要决定在合肥设分部了，但国内市场不能满足公司的发展要求，要再考察国外市场，我下周要去法国一趟，你先草拟一份出国旅行计划，并做好相应准备。这里是上次我出差赴美的日程表，你参考一下。;旅行计划（李恒寿 总经理）;王俐看了一下，觉得草拟一份并不难，只是这出国准备些什么，需要办哪些手续，却是个大问题，自己一无所知，得找其他有经验的人问问，她想到了人事部的赵经理，他以前可是董事长的秘书，这不，做得好，提拔了不是？;人事部办公室： 赵经理：王俐，你还是挺好学的，那好，我就跟你说说，具体如何做，你还得亲自去办才会知道其中的窍门的…… 王俐：谢谢，我会认真记下来的。;赵：这第一步是要了解出国商务旅行的手续： 1，撰写出国申请：事由；路线（所在国名）；日程安排；人数；附相关说明。 2，办理护照：携相关证件和照片去公安机关或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检查护照并签字。 3，办理签证：因公出国可不签证，但因私需签证（李总需办签证么？办）；交护照并填签证表；检查签证；办理《国际预防接种证书》（黄皮书，凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书，仔细检查一遍）;4，办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。 5，订购机票：需出示护照并仔细查对机票。 6，办理保险：通过代理人直接由保险公司安排。 7，出行前准备：编制旅行方案；了解外汇信息，办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。 8，出入境：边防检查；海关检查；安全检查；健康检查。 ;王俐：赵经理，真的太高兴了，知道了这么多出国的知识，只是还有几个问题： 什么是护照？ 什么是签证？ 什么叫“黄皮书”？ 时差如何计算呢？ ;赵经理： 护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种