30109-2010归档实施细则.pdfVIP

中 南 勘 测 设 计 研 究 院 企 业 标 准 QB/ZNY301.09-2010 质量/环境/职业健康安全管理体系 归 档 实 施 细 则 2010-10-12发布 2010-10-20实施 中 南 勘 测 设 计 研 究 院 发 布 归档实施细则 1 目的 为了保证我院档案的完整、准确和系统，实现档案管理工作的规范化、 现代化和信息化，使档案资源更好地为院各项工作服务，制定本办法。 2 适用范围 本办法规定了我院在勘测、设计、科研、总承包、工程监理和岩土施 工以及各项管理工作中形成的应归档文件材料的整理及归档工作。 3 术语和定义 a) 科技档案：指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 b) 综合档案 1) 文书档案：指反映党务、行政管理等活动的档案。 2) 合同档案：指平等主体的自然人、法人、其他组织之间依照合同 法及其有关法规和规定签订的有保存价值的合同及其有关文件材料。 3) 会计档案：指会计凭证、会计账簿、会计报表和财务报告等会计 核算专业材料。它是财务管理和会计核算的专业性档案，是记录和反映单 位经济业务的重要史料和证据。 4) 荣誉档案：指在生产、科研及各项管理工作中取得的，能反映辉 煌成就和光荣业绩，见证企业历史发展的奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯 及企业各种资质证书。 5) 印章档案：指国家机构、社会组织及公民在政治、经济、文化等 活动中形成的、已停止使用的、对国家和社会有保存价值的、经过一定程 序归档的印章及印鉴。 c) 音像档案：指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录象带、 录音带等。 d) 电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 e) 案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 1 f) 立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 4 职责 4.1 科技信息部归口管理全院各种门类、不同载体文件材料的收集、整编、 保管、利用、统计和组织鉴定等工作，负责对各部门/单位档案工作的监督、 检查和指导。根据项目完成情况及合同签订情况，上半年发布本年度的科 技档案归档计划。 4.2 院各级人员应按 QB/ZNY301.12《各级人员技术质量责任制》的规定, 将工作中形成的有保存价值的文件材料（见附件 A）进行归档，任何个人不 得私自占有。工作变动（含退休）时，必须将其个人原承担任务（保管） 的文件材料进行清理，并向相关人员移交或向科技信息部归档。 4.3 按照“谁形成谁归档”的原则确定归档责任部门/单位。 a) 各部门/单位负责本部门/单位形成的应归档的文件材料和获得地 （市）级、省部级及以上奖励的荣誉实物的归档工作； b) 项目部负责本项目综合性产品的归档工作，包括分包或外委项目成 果及联合完成的成果的归档； c) 与外单位联合完成的工程或科研项目，主办单位保存一套完整的档 案，协作单位保存由自己承担的部分任务所形成的文件材料(包括原始资料 及复制资料)，按归档要求立卷归档； d) 分包或外委的任务中由承包方提交的成果材料，由该项目的发包方 或委托方负责归档； e) 院长工作部和党群工作部负责全院收发文的集中办理、文件签发。 f) 财务资产部负责全院会计核算单位会计档案归档工作的督促和检 查工作。 5 归档要求 5.1 归档范围 5.1.1 各部门/单位归档范围见“各部门/单位归档范围和保管期限划分 表”（附件 A），电子文件随相应的纸质文件同时归档。 2