研究生教育综合类、教学项目、教材类归档培训材料.PDFVIP

研究生教育综合类、教学项目、教材类 归档培训材料 同济大学档案馆ＱＱ群：203292875 （可进行归档业务咨询） 1 研究生教育综合类、教学项目、教材类 归档培训材料 研究生教育综合类、教学项目、教材类 1 归档培训材料 1 研究生教育综合类、教学项目、教材类 2 归档培训材料 2 第一部分 根据归档范围与保管期限表整理立卷4 1.1 预立卷4 1.2 分类4 1.3 立卷4 1.4 拟案卷题名5 （1） 不用介词结构的标题5 （2 ） 作者+介词结构+文种 5 1.5 排序6 1.6 编页号6 1.7 编档号6 1.8 输入档案管理系统中6 1.9 打印卷内文件目录、案卷封面、备考表6 1.10 装订6 1.11 打印案卷移交目录6 1.12 归档时间6 1.13 立卷、归档流程7 第二部分 输入档案管理系统7 2.1 案卷级录入7 2.2 案卷内文件录入12 2.3 删除15 2.4 完整的案卷、卷内文件示例16 第三部分 文件、图像、媒体上传17 3.1 进入途径17 3.2 全文上传18 3.3 全文提要信息录入18 3.4 附件上传19 （1）FTP方式上传19 (2) 浏览上传19 3.5 删除上传的电子文件（图像、媒体）20 3.6 更新上传的电子文件（图像、媒体）20 第四部分 打印21 4.1 点击打印按钮21 4.2 弹出“目录打印”页面21 2 4.3 点选相应的打印项目22 4.4 如何才能正确执行打印预览？ 22 3 第一部分 根据归档范围与保管期限表整理立卷 1.1 预立卷 预立卷是指个部门兼职档案员在根据本单位在日常活动中形成的材料参照 《同济大学归档范围与保管期限表》进行文件的初步整理、预分类，对文件材料 是否合乎归档规范进行把关，如查验流转后所有的形成文件是否齐全，通知与报 送材料是否完整等。这是归档准备工作的第一步，直接关系着归档案卷的质量和 完整性。 1.2 分类 先按《同济大学归档范围与保管期限表》（教学类）进行分类，将永久、长期、 短期的各放在一起。 1.3 立卷 单位在工作中形成和使用的文件材料，办理完毕后，需要系统整理，这种系 统整理的工作就叫做立卷。 （1） 按文件特征立卷。文件特征即是文件的特点。一般来说，文件特征 主要有六个方面：问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通 讯者特征和地区特征。在立卷时要灵活运用这个六个特征。 （2） 我校教学类立卷方法为“按年度以问题为主进行立卷”。 a) 以文件的签发日期（即落款日期）判断文件的所属年度。 b) 对于跨年度形成的文件，统一放在办结年度归档。如下级单位 2007 年 12 月写的请示，上级部门是 2008 年 1 月批复的，则应请示连同 批示和办理过程中形成的其他文件一起归入 2008 年。 c) 对于表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致时，统一 按其形成年度归档。如 2008 年评选、