会议管理(4.27)的.ppt

第一章 会议管理 一、会议的涵义 会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。 二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。 三.会议的作用 会议的作用表现在： 1、交流信息，集思广益。 2、发扬民主，科学决策。 3、传达指示，布置工作。 4、沟通情报，决定对策。 5、统一认识，协调行动。 会议过程是有组织，有目标，有规则，有秩序，有领导的社会活动。 四.会议六要素 会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等） 四.会议六要素 组织者：会议的召集者，引导者，对会议正常开展和预期效果起引导保证作用。 议题：会议需要讨论的问题，反映会议的目的和任务 与会者：参加会议的正式人员，要精炼，讲求效益。 会议名称：会议的恰当正式的名称。显示会议的内容，性质，范围，届次，时间等。 会议时间：1、会议召开的时间；2、会议所需要的时间；3、每次会议的时间限度 会议地点：传统会议必须在同一个时间到达同一个地点才能组织会议，在现代技术高度发达的今天，信息收发终端所在的场所，应视为会议场所。 五、会议的主要种类 教材P2 六、公司常见会议的种类与作用 教材P3 案例：“时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 分析 还有什么地方值得修改？ 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。? “时装秀”应改为“时装展示会”。 ??? 2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 ??? 3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 ??? 4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 技能训练 ■训练 按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料，了解会议种类的常识。 第一节 会前筹备 一、制发会议通知 引例 教材P6 问题: 1.前台秘书初萌的工作失职表现在哪儿? 2.如何拟写会议通知? 3.何时发放会议通知? 4.如何发放通知? 一.会议通知 1.含义 会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。 2.会议通知的种类与方式 (1)按通知的形式分为 口头通知和书面通知 (2)按通知的性质可分为 预备性通知和正式通知 (3)按通知的名称分为 会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等。 二.会议通知的内容 会议通知的拟写格式一般包括以下四大部分 1.标题 2.通知对象 3.正文 (1)会议的目的、名称和主题 （2）会议的时间 (3)会议的地点 (4)参加对象 (5)其他事项 4.落款与日期 注意:有的会议通知需附上回执或报名表 标题 (1)主办机关名称+会议名称+通知,用于正式的、重要的会议 中共××市委办公厅关于召开××会议的通知 (2)只写会议通知或通知,一般用于事务性或例行