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物业值班经理管理规定 文件编号： WY/QW-06-002 修改版号： 0/A 页号： 第 1 页 共 2 页 1．0 目的 协调、组织、跟进值班经理热线电话来电所反映的问题，做好值班经理热线电话来电咨询解答工作，指导和组织员工来电所汇报的问题，畅通客户反映问题或寻求帮助渠道，使客户和员工所提问题能得到及时、有效的解决，促使做好项目客服和管理工作。 2．0 适用范围 锦绣阳光花园、锦绣御景苑、锦绣银湾及公司确定需新增的项目。 3．0 职责 3.1 项目物业负责人负责组织执行《物业值班经理管理制度》，并对制度执行情况负责。 3.2 值班经理由项目部门主管级以上人员当任，当任期间严格履行值班经理应履行职责。 3.3 当任值班经理期间必须保证值班经理热线电话24小时开机和通畅，及时接听业主、 住宅、员工的来电咨询、求助、投诉和汇报等电话，并负责突发事件的协助处理。 3.4 将来电内容及跟进处理情况及时在值班经理工作日志上做好记录。 3.5 值班经理作为受理来电内容的首问责任人，必须对来电内容的跟进处理情况、结果和回复全程负责，直至来电所提问题得到解决。 3.6 项目物业负责人负责拟定《值班经理轮值表》，10天为一个轮值周期。 3.7 每月25日，由当值值班经理负责拟定上月25日至本月24日的值班经理工作报告， 总结并分析值班期间的问题，为提升工作和服务质量出谋划策。 3.8 项目物业负责人每日审阅《值班经理工作日志》，及时掌握值班经理热线电话来电和 首问责任人跟进处理情况，并根据相关内容给予批示。 4.0 概念 4.1 值班经理是指负责接听值班经理热线电话，并对来电内容进行跟进处理的工作人员。 5.0 操作规程 5.1 设置值班经理热线电话的项目要通过通告、设置提醒牌等形式告知广大业户和员工电 话号码。 5.2 项目物业负责人拟定《值班经理轮值表》报公司总经理审阅。 物业值班经理管理规定 文件编号： WY/QW-06-002 修改版号： 0/A 页号： 第 2 页 共 2 页 5.3 值班经理严格遵守《员工礼仪礼节规范》，礼貌接听来电。 5.4 当值期间，对于来电内容无法有效解决的事宜要及时向主管上级汇报寻求支持。如联 系不上主管上级,值班经理有权越级请示。 5.5 对值班经理热线来电内容，值班经理有权安排、询问、督促、检查责任部门跟进完成， 责任部门对完成情况要及时向值班经理反馈。 5.6 对于“咨询类”来电，不能及时给予正确解答的要查明后再回电解答，避免误导或错 误解答，并将咨询内容和解答情况在《值班经理日志》上做好记录。 5.7 对于“投诉类”来电，按《客户投诉处理作业规程》处理，处理结束后由首问责任人 负责回访。 5.8 对于客户“寻求帮助类”来电，值班经理要根据寻求帮助内容确定是否在我司所提供 服务范畴，对于超出我司范畴的内容，要主动指引客户寻找帮助渠道。 5.9 对于员工“工作汇报/请示类”来电，立即给予正确的指引或联系相关责任人跟进处 理，并跟进处理情况和结果。 5.10 当值经理每日早上将《值班经理工作日志》递主管上级审阅。 5.11 轮值最后一日下班前与下一任轮值经理办理交接手续，并在《值班经理工作日志》上 注明交接事宜和注意事项，如因交接不清而导致下一任值班经理在当值期间出现错误 的，要承担相应的责任。 5.12 未办理好交接手续前，当值负责人要继续当值，直至与下一任轮值经理办理好交接手 续。 6．0 相关支持文件 6．1 《首问责任制》 6．2 《员工礼仪礼节规范》 7．0 相关质量记录 7．1 值班经理轮值表 WY/QR-WY-002 7．2 值班经理工作日志 WY/QR-WY-003 7．3 值班经理工作报告 WY/QR-WY-004