第1章 数据库基础知识分析摘要.docVIP

第5章 报表 历年笔试所占百分比 2009年9月 2010年3月 2010年9月 2011年3月 平均值 2.00% 2.00% 1.60% 2.00% 1.9% 知识要点 5.1 报表概述 报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。 报表的功能包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。 1、报表由以下几部分组成： 报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名或对记录的分组名称，报表的每一页只有一个页面页眉。 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表每一页只有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。 2、报表的分类 纵栏式报表（也称为窗体报表），一般是在一页中主体节内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内显示。 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。 标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常使用标签，可以通过标签报表来实现。 3、创建报表 使用“自动报表”创建报表 自动报表能够显示基础表或查询的所有字段和记录。 自动创建报表：纵栏式 自动创建报表：表格式 使用“向导”创建报表 Access将该表或查询作为报表的默认记录源。但是，在向导中可以更改记录源并从其他表和查询中选择所需字段。 使用“设计”视图创建报表 主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 4、添加分页符 在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置。例如，需要报表标题页和前言信息分别打印在不同的页上，可以在报表页眉中标题页上要显示的最后一个控件之后和第二页的第一个控件之前设置一个分页符。 （1）在设计视图中打开相应的报表。 （2）单击工具箱中的分页符按钮 。 （3）单击报表中需要设置分页符的位置，请将分页符设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。 Access 将分页符以短虚线的方式标在报表的左边界上。 如果要将报表中的每个记录或记录组均另起一页，可以通过设置组页眉、组页脚或主体节的强制分页属性来实现。 5、添加页码 （1）请在报表设计视图中打开相应的报表。 （2）单击插入菜单中的页码命令。 （3）在页码对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。对于对齐方式，有下列可选选项： 左：在左页边距添加文本框。 中：在左右页边距的正中添加文本框。 右：在右页边距添加文本框。 内：在左、右页边距之间添加文本框，奇数页打印在左侧，而偶数页打印在右侧。 外：在左、右页边距之间添加文本框，偶数页打印在左侧，而奇数页打印在右侧。 （4）如果要在第一页显示页码，请选中首页显示页码复选框。 在报表中要显示格式为共N页，第N页的页码，正确的页码格式设置是 =共［Pages］页，第［Page］页 6、报表添加计算控件 （1）在报表设计视图中打开报表。 （2）单击工具箱中要作为计算控件的控件工具。 文本框是最常用来显示计算数值的控件，但是也可以使用任何有控件来源属性的控件。 （3）在报表上，单击要放置控件的位置。 （4）请执行下列操作之一： ①如果控件是文本框，则可以直接在控件中键入表达式。 ②对于任意控件，请确保选定了控件，单击工具栏上的属性按钮 显示控件的属性表，在控件来源属性框中键入表达式。如果要在Access 数据库 (.mdb) 中使用表达式生成器创建表达式，请单击与控件来源属性框相邻的生成器按钮 。 在计算控件中，每个表达式前都要加上等号 (=) 运算符。 比如：＝Max([数学]) 如果在控件来源属性框中需要更多空间来键入表达式，请按［Shift+F2］快捷键来打开显示比例框。 7、组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚区内添加计算字段 在组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段对某些字段的一组记录或所有字段进行求和或求平均