01 记录控制程序b0.docVIP

---！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！----------- ---！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！----------- 二阶文件公司管理制度编号/版本FY-QEOP-01/B/1生效日期2015-03-01记录控制程序  编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 修订记录 版 本修订内容修订人日 期 记录控制程序编号FY-QEOP-01版本/状态B/1页数1/1411.0目的 对公司管理体系记录进行控制，以证明各体系运行的有效性。 2.0适用范围 本程序适用于公司各管理体系运行过程中产生的记录。 3.0职责权限 3.1办公室 3.1.1编制《环境安全记录一览表》。 3.1.2统一保存各部门的记录样板。 3.2各部门主管 3.2.1本部门记录样板的编制。 3.2.2本部门记录的审核。 3.2.3定期对本部门或与本部门相关记录的收集、标识、编目、归档、管理及统计分析。 3.3总经理 3.3.1各部门记录样板的确认。 3.3.2涉及公司战略、财务数据等机密记录的审核、批准。 4.0记录的分类 4.1安全记录——反映本公司服务实现过程安全状态态的记录。 4.2体系运行记录——反映本公司各体系运行控制过程及绩效的记录。包括质量体系、环境体系、行政管理体系等。 4.3环境记录——用来反映本公司环境运行过程状态及环境状态的记录。 注：公司记录包括‘会议记录’、‘会议纪要’、‘联络涵’、各类记录表格等。 5.0记录编制和填写 5.1记录编制 记录控制程序编号FY-QEOP-01版本/状态B/1页数2/141记录是记载过程状态和过程结果的文件，是管理体系文件的一个重要组成部分。记录在公司的管理体系中发挥着重要的作用。记录可以任何媒体形式，通常以书面文件形式，记录的设计必须: 5.1.1充分考虑记录的目的、功能适合公司的管理需要。 5.1.2为公司整个管理体系考虑，避免随意性。 5.1.3记录表格避免较多的文字描述，利于记录的统计、分析。 5.1.4力求简单，方便填写。 5.2记录填写要求 作为证实各管理体系相关活动及其结果的符合性,为各体系持续改进提供统计分析依据的记录，必须: 5.2.1清晰、整洁，字迹清楚、内容完整。 5.2.2真实、准确，文字描述标准化、规范化。 5.2.2用笔类型保证记录的持久性和可靠性，不可用红色笔和铅笔。 5.2.3保持记录的原始性，不允许抄写和复印，更不允许修饰和装点。 5.2.4避免太多的空格，无内容可填写时应用‘/’划掉，代表已关注该项目，体现记录的严肃性。 5.2.5编制、审核、批准等签署必须用全名，以体现原则、权限和相互关系。 6.0记录的标识 6.1记录标识应体现唯一性，表格应有所属体系文件编号、版本/版次号。 6.2记录应有分类号，同类记录用流水号识别。 6.3编码原则见 《文件和资料控制程序》 7.0记录的保存和控制 7.1记录的最新版本范本、会议记录、会议纪要、联络涵由办公室统一保存原件。 7.2各部??/人员负责收集、整理和保存与本部门相关的记录，并做好防护措施，以防变质、损坏和丢失。 7.3需要时，记录应按类别编目，以便检索和避免混淆。 7.4任何外部单位若需查阅公司记录，应经总经理批准。 记录控制程序编号FY-QEOP-01版本/状态B/1页数3/1417.5记录的保存期分为‘永久保存’、‘长期保存’（三年）和‘短期保存’（二年）三种，各类记录的保存期限见《记录一览表》。重要记录保存期为‘永久保存’，主要记录保存期为‘长期保存’，一般记录保存期为‘短期保存’。 8.0记录的修改 8.1记录一经形成，除笔误外，不得对内容进行修改。 8.2归档后的记录需修改时，必须经总经理批准。 8.3对记录的任何修改必须在修改处签上修改人姓名。 9.0记录的回收处理 9.1各部门每月检查存档的记录，超过规定保存期限的记录应进行统一交行政部处理。 9.2重要的含有保密内容的记录必须经管理者代表批准后销毁，严防外泄，并保留销毁记录。 10.0相关文件 《文件和资料控