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09-采购管理程序
遠瀚機電工程有限公司
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1.目的
為使採購事項順利進行,并能適時適價的供應工程所需之零件﹑原材料和輔助材料。
2.適用範圍
凡是工程所需的零件﹑原材料?輔助材料均屬之。
3.定義:無。
4.權責:
4.1 採購單位﹕執行零件?工程材料﹑生產輔材及機器設備等採購作業﹐跟催採購進度。
4.2廠務處長或副總經理:核准各請購事項及採購訂單。
5.內容
5.1請購文件提出:
5.1.1零件﹑材料之請購:
5.1.1.1生產單位根據客戶訂單狀況、零件﹑產品及原材料庫存,核算出材料請購需求量,填就“請購單”(附件一),轉資材課呈副總經理或廠務處長審批。
5.1.1.2倉管單位根據庫存實際情況﹐於必要時開立 “進貨計劃報表” (附件二)﹐ 呈副總經理或廠務處長審批。
5.1.1.3 工程材料於每月底依訂單情形預估下個月需求量並開立“請購單”轉資材課呈副總經理或廠務處長審批。
5.1.2非屬生產所需之料品,由需求單位直接填寫“請購單”呈副總經理或處長審批后,交由財會室統一辦理。
5.2採購文件之提出:
5.2.1採購部門在收到“請購單”時,首先應了解此物品的品名、規格是否屬新購產品,如果是新購產品則要參照《廠商評估與考核管理程序》必要時進行詢價、比價、議價及決定供應商等作業,並填寫“貨品比價/議價表” (附件三)。
5.2.2採購單位根據“請購單”(有兩種,一種為手工作業(附件一)﹐一種為電腦作業(附件七)﹐根據實際情況選取其中一種)開立出“採購單” (有兩種,一種為手工作業(附件四)﹐一種為電腦作業(附件六)﹐根據實際情況選取其中一種)﹐於“合格廠商名冊” (A-02)中選擇適當之供應商﹐然後呈副總經理或廠務處長批準后﹐ 傳至相關供應商﹐並與之確認 。
5.3採購管理:
5.3.1採購部門根據需求時間對所訂購的料品進行交期追蹤﹐如供應商無法滿足需求時﹐採購人員應協同相關部門進行採購變更處理。
5.4交貨驗收:
5.4.1凡是生產所需之原材料,進料必須由倉管人員依 《 檢驗與測試管理程序》執行檢驗,經檢驗合格,填寫“進料驗收單”(A-06)后執行入庫作業。
5.4.2 專業設備由使用部門之專業人員會同品管人員驗收。
5.4.3採購人員將匯總“採購單”填“付款月報”(附件五)及廠商所附“送貨單”交財會單位進行應付帳款之彙整。
5.4.4若客戶提出驗證供應廠及分包商之產品時,採購人員應協調配合之﹔但 客戶驗證之結果不能免除供應商提供允收產品之責任,亦不能排除日后客戶拒收之情事。
6.參考文件:
6.1廠商評估與考核管理程序(QP-F01)
6.2檢驗與測試管理程序 (QP-P01)
7.記錄:
7.1請購單 (附件一,A-03)
7.2 進貨計劃報表 (附件二,A-17)
7.3貨品比價/議價表 (附件三,A-08)
7.4採購單 (附件四,A-04)
7.5付款月報 (附件五,A-05)
7.6採購單 (附件六,A-20)
7.7請購單 (附件七,A-19)
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