行政管理部门职责.docVIP

树立本部门职责、编写本部门职责描述 收集、汇编各部门部门职责 分析本部门岗位职责、编写本部门岗位说明书 制定和提供企业形象宣传素材 网站更新 公司快递费结算 重要客人接待 发放、出入登记、申购、报废办公用品和工服 联系工服制作 联络保安与保洁员 管理车辆钥匙、会议室钥匙 统计出车公里数 管理和安排会议室 办公区域环境维护（卫生、花卉保养） 订购名片 预算办公用品费用 预算车辆购买、保养、维修、保险等费用 安排用车计划、派车 维护和保养车辆 缴纳保险费、罚金，办理年检 采购、安装、维护、更新办公软件和硬件 采购、安装、维护、更新局域网、因特网、电话网络 更新电话通讯录、邮箱通讯录 公司装修 预定火车票、机票 组织各部门制定年度经营计划 制定本部门年度工作计划 收集、汇总各部门年度工作计划 编制公司年度经营计划 分析会议之间的关系，持续优化会议管理办法 公司级专题会会议资料筹备与会议纪要起草及分发 接待政府与社会、企业等来访客人 策划与实施公共关系活动 保管和年审公司各项证件 保管和登记使用印章 预算和报销部门费用 分解和派发执行部门计划 建设和管理部门队伍 会议、活动组织：负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关宣传、演示、为题等活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。 物品管理：负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定把办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，健全等级制度，做到帐物相符。 环境卫生：负责公司办公秩序和环境卫生的监督管理工作 安全保卫：负责公司的安全保卫工作，安排节假日保洁、保安的值班。 证照年检：负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。 设备管理：非原则现场办公设备、生活设备的管理及设备维护。 事务工作：负责缴纳电话费、物业费、保证公司各部室饮用水供应，处理公司与客户之间的相关事务。 日常行政事务处理： 1.办公室整洁工作：每天日常卫生清洁，定期浇花/树，确保公司良好的工作环境； 2.邮件报刊收发：每天报刊、邮件收发，并定期进行清理、归类； 3.电话接听及来访接待：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听采访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 4.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以季度为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导；维护档案的完整与安全；便于公司对档案的有效利用。 5.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题，会前要交待与会人员将手机设置为会议状态。 6.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车在市内参加各种活动（如统一培训），派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远必须用车的情况时可以酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。 7．水电登记与管理：每月要定期查看并登记水电使用情况，并制作报表交财务部门，同时协助财务部门相关负责人支付和收取相关费用。 8.日常制度监督：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度，及时调整管理方式、防方法，建立和谐的工作氛围与高校运作的工作效率。 行政管理工作： 1. 制度建立于完善：格局公司发展的实际情况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在公司发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级进行工作。在日常的工作中，注意与其他部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。 三：外部沟通： 1.政府职能部门沟通 2.合作伙伴（客户）沟通 3.注重礼尚往来 企业文化建设： 1.核心价值观 2.企业精神 3.企业道德 4.经营理念 5.企业VI设计（章程、简介、统一标识） 6.公司大事记 7.员工行为准则/员工手册 8.员工活动组织 外联工作： 1.证照年检及资质审核（如营业执照、税务登记证、车辆年检等） 2.外部事务办理 行政后勤工作： 1.办公用品及物资采购 2.办公用品及物资管理及发放 3.办理成本控制