湖北高速公路建设项目施工单位及监理部分.doc

湖北省高速公路建设项目 竣工文件立卷归档 实施指南 施工单位的职责 1. 明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材领导人负责制,建立临时挡案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性； 2. 建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制，按照项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全； 3.建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门报告； 4.接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查； 5.工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总归档。 （三）监理单位的职责 1. 明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性； 2. 按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全； 3. 落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档；及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间交叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办档案管理部门报送施工单位竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息； 4. 接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监理文件资料收集、整理、归档台帐； 5. 施工单位工程交工前，审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告，审查验收合格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，配合指挥部档案管理部门组织验收工作； 6.向指挥部档案管理部门组织提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总编目。 建立预立卷制度 １．工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。 2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完工，相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。 3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。 文件收集责任分工 施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广的有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用成果及图片、声像资料等。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序整理。各项施工原始记录、竣工图表按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷。 凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。 监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、安全、环保与水保管理文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理，监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按单位、分部、分项工程排序单独整理。 施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交