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　　建立一个有效的内控系统 建立有效的内部控制系统 不论是Grant LeForge办事处、Lands’ End公司、还是一家本地的百货公司，一个有效的内部控制系统都需要具备以下特点： 具有竞争性的、可靠的、有道德的职员。员工应该是有竞争性的、可靠的和有道德的。公司往往通过提供高薪以吸引高素质员工、培训和在工作中进行指导来达到培养有竞争性的员工的目的，又通过轮换员工至不同的工作岗位来使其具备灵活性。当一名员工生病或休假时，另一名员工就会补上来。 责任的分配。具备良好内部控制的企业从不忽视重要责任。每一名员工都会承担一定的责任。例4-2在公司组织结构图表中有这样一个责任分配的模型。请注意公司有一名负责财务会计的副董事长，其下设财务主管和总会计师，两人向副董事长报告。其中，财务主管负责现金管理，总会计师是主要的会计主管人。 在这个组织中，总会计师负责批准付款发票，而财务主管则负责签支票。总会计师手下的会计或许负责财产税，或许负责销售税。总而言之，所有的责任都被明确定义和布置到负责他们的个人手中。 适当授权。一个组织通常都会有关于核准程序的明文规定。任何于规定政策相偏离的行为都需要适当授权。例如，零售商店的经理或经理助理必须对大于商店通常限额的顾客支票进行批准；同样的，在大学里，低年级的学生如果想选高年级的课程，也要经过大学的系主任的批准。 职权分离。精明的管理者将交易的职权在两个或多个人（部门）之间分配。职权分离限制了欺诈产生的机会，并增进了会计纪录的准确性。Lands’ End公司的责任报告（见例4-1）提及职权分离；这一内部控制系统中的重要组成部分包括以下四点： 1． 经营与会计的分离。所有的会计活动都应从经营部门，如制造部门和销售部门，中完全分离出来，一次来保证会计纪录的可靠性。例如，产品检验员而非机器操作员英负责计量生产过程中产生的产品件数；会计人员而非销售人员应保存存货纪录。请通过例4-2来看看会计是如何与生产和市场部门分离的。 2． 资产保管与会计的分离。如果会计人员被禁止接触现金，同时出纳无法接近会计账簿，那么诱惑和欺诈就会大大减少。反之，假如一名员工既经手现金又负责会计记账，则此人就可以偷窃现金并通过造假帐来掩盖其偷窃行为。正如例4-2中这一内部控制要素所示，财务主管保管现金而总会计师记现金账，没有人能同时负责这两件事。 3． Steve Lane 能够将一个客户的现金存款加到另一个客户在Grant LeForge办事处的帐上。显然，出纳Lane控制会计系统中部分数据的输入。这一对职权分离的破坏使Grant LeForge办事处损失超过600,000美元。 4． 存货应有不具有会计职权的仓库员工负责管理。如果他们被允许对存货记账，他们就可以盗窃存货并将其作为陈旧存货注销。此处，注销为贷记资产账户。注销可以被纪录为因存货过时而导致的损失并因此减少存货。因此，负责保管资产的人无权接触电脑程序；同样的程序员也无权接触那些有诱惑性的资产如现金。 5． 交易授权与相关资产保管的分离。如果可能的话，授权交易的人应无权处理相关资产。例如，同一个人不能同时负责授权支付供货商发票上的金额和签署支票来付账；因为如果同时具备这两项权利，此人就会授权向他自己进行支付同时签署支票。而当两权分离时，只有那些被授权的支票才能被支付。 6． 会计职能内部权利的分离。不同的人应执行会计帐务的不同阶段，从而出错和欺诈的机会都达到最小化。例如，现金收入记账和现金偿付应由不同会计负责；分管应付账款和支票需求的职员无权审批支票。 请参照点4-2 例4-2 公司组织结构图 内部和外部审计。为保证会计记录的准确性，许多公司会进行定期的审计。审计是指对公司的财务报表、会计系统、内部控制、和产生以上各项的会计账簿所进行的检查。 由于对审计人员来说检查一个期间内的所有交易事项从经济上讲是不划算的，所以审计人员通常依赖会计系统来产生准确的会计记录。要衡量公司会计系统的可依赖性，审计员们要评价其内部控制系统，发现系统的缺点并建议更正。审计员要在其审计报告中体现客观性；而忙于工作的经理们也容易忽略他们自己的缺点。 审计分内部和外部审计。例4-2中显示内部审计员就是公司的职员，他们直接向审计委员会汇报。在一些组织中，内部审计员直接向副总裁汇报。一年里，他们会对公司的不同部门进行审计，以确保所有职员均服从于公司政策。外部审计员完全独立于公司。他们受雇于像Lands’ End公司、百事公司、施乐公司等企业来对其整体进行审计。外部审计师主要考虑财务报告及影响因素。内部和外部审计师均独立于他们所检查的企业经营活动。 一名审计师或许会发现有职员既经手现金又负责现金账，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一样。在此种情况下，审计师应建议改进。而审计师的这些建议有助于