开放参观活动66485.pptVIP

小组成员：洪惠玲 黄慧雯 范 昕 邹素虹 曲世斌 熊 锐 目录 准备与接待工作 拟定活动方案 注意事项 例：接待农大商学院参观活动方案 准备与接待工作 1、确定开放参观的项目 （1）组织的展览室； （2）生产设备和工艺流程； （3）厂区环境； （4）员工的教育与培训设施； （5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施 2、开放参观活动的操作流程 3、秘书的职责 （1）准备内容： 　①准备与寄发请柬； 　②为来宾准备休息服务处； 　③准备介绍材料； 　④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等； 　⑤准备茶水饮料； 　⑥准备赠送的礼品和纪念品。 （2）接待服务与要求： 　①来宾到达后热情引导接待； 　②放映视听资料时认真解说； 　③参观过程中为来宾做向导； 　④做好招待来宾的餐饮服务； 　⑤耐心解答来宾提出的各种问题； 　⑥做好欢送工作。 拟定活动方案 1．确定主题 常见的主题有： （1）扩大组织的知名度，提高美誉度； （2）促进组织的业务拓展； （3）和谐组织与社区的关系； （4）增强员工或家属的自豪感。 2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括： （1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。 （2）现场观摩，让参观者参观现场。 （3）实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。 3．选择开放参观的时机 　最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 4．确定邀请对象 　一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。 5．选择参观路线 参观路线的选择要求做到： （1）能引起参观者的兴趣； （2）能保证参观者的安全； （3）对组织正常工作干扰小。 以上三点要综合考虑。 6．策划宣传工作 　参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。 7．做好解说及接待准备 （1）挑选并培训导游或解说人员； （2）制作并寄发请柬； （3）设立接待服务处； （4）准备特殊的参观用品； （5）准备礼品或纪念品。 注意事项 1、目的明确 整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。 2、时机选择要得当 开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。 3、处理好公开与保密的关系 要设计好参观路线，选择好参观地点。尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。 4、安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品的发放、接待和陪同的安排等等。 5、精心做好展示工作 包括场景的布置、物品的陈列、文字说明的准备、人员的准备等等。 例：接待农大商学院参观活动方案 时间：2010年3月27日 地点：江西财经大学 承办单位：江西财经大学工商管理学院 活动主题：开放、沟通、发展 活动目的：与农大商学院的老师进行交流，以便2校的共同发展与合作。 参观者：农大商学院院长、副院长、书记等老师 主持人：熊绍辉 接待人员：陈伟峰、远翠萍、杨婉琪、以及部分班主任 接待程序： 上午8：30-11：30参观学校校园风景文化及各处场馆建设 中午11：45-13：00在鼎食轩餐厅就餐 下午13：15-16：00到各学院进行参观访问 路线安排： 风景参观：大学生活动中心—南区综合楼—崛起广场—图书馆—现代教育技术中心—沁园—音乐广场—体育馆—研究生教学楼—运动场—鼎食轩餐厅 各院访问；工商管理学院—财税与公共管理学院—会计学院—国际经贸学院—经济学院—金融与统计学院 * *