第四章文书的形成、处理与归档.pptVIP

第四章 文书的形成、处理与归档 第一节 文书的形成 第二节 文书的处理 第三节 文书的整理与归档 第一节 文书的形成 一、基本理论 （一）客观反映与实用性的原理 反映论是文书形成的理论基础 注重实用是文书形成的根本目的 （二）美观与方便处理的原则 美观是文书形成的必然要求 方便阅读、方便处理是文书形成的“应用”体现 （三）约定俗成与时代性原理 约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律 时代性是文书形成的必然趋势 关于修建地下消火栓的请示 某某市工商局： 我公司某某冷库，系地区性重点仓库，其建筑面积**平方米，可以储存物资**千吨，价值**万元。但多年来，冷库的防火设施十分简陋，器材严重不足，库内仅有一处消火栓，且由于年久失修，水压低，达不到喷射要求。如果发生火灾，其后果将难以设想。从去年以来，市/区有关防火部门曾多次检查，提出增建消火栓的建议，因缺少资金，一直无能为力。为此，我们以为这个重点库区的消防建设是必须进行的。妥否，请速答复。 **食品公司 *年*月*日 二、 文书形成的要素及步骤 一、文书形成的要素： 主题 材料 结构 语言 主题确定： 文书主题一般有三种含义： 文书的作者在文中对客观事物所持的基本看法、观点。如：调查报告、情况报告、工作总结等。 文书的作者对收文一方提出的基本要求和基本主张。如：决定、指示、通知等。 以上两点均有之。如通报、批复、决定等。 确立主题的依据： 行文的目的要求 党和国家的路线、方针政策和上级指示精神 处理事务和社会交往的客观要求 事物的共同特征和发展规律 文书主题的要求 主题提炼过程中的要求： 要反映事物的本质 要正确和恰如其分 主题要新颖 主题表达过程中要达到的要求： 主题集中 主题清晰明确 主题前后一致 主题露而不藏 材料选用： 文书中材料的摄取大致有三种情况: 较多的摄取材料 较少的摄取材料 完全不用材料 文书选材的标准： 真实 新颖 典型 系统 切旨 结构安排： 文书的结构包括三个方面的内容： 文书外部格式，即外在的各组成部分。 文书的谋篇布局，即正文材料的安排顺序。 文书的逻辑结构。 结构的方法： 基本的逻辑方法:综合－分析－综合。 分层、分段中的分类与归类方法 归纳层段主旨的方法－－观点句的形成。 语言表达： 公文语言的要求： 健康纯洁无错话 严谨庄重无虚话 简明扼要无废话 鲜明生动无套话 真实客观无假话 充实丰满无空话 健康纯洁无错话： 要重视字词的规范化 不乱造简化字、简化词 要合乎语法合乎逻辑 成分残缺、搭配不当、位置颠倒、 指代不明、不合逻辑、结构杂糅 严谨庄重无虚话： 严谨庄重 “本单位门前严禁停放自行车，违者一律放气” 明辨词义、恰当运用 当前经济领域中的严重犯罪活动，已经和正在腐蚀我们的干部队伍，损害我们的党、政府、军队的肌体和国家的信誉，毒化人们的思想，污染社会风气，破坏经济建设，妨碍对外开放和对内搞活经济政策的正确执行，影响社会安定。 简明扼要无废话： 当前全县工业园低万紫千红、百花争艳，县人民政府希望工业战线广大职工借这股强劲的东风，象园丁一样，开动脑筋、群策群力，辛勤的耕耘我县的工业园地，努力工作，力争超额完成今年全县工业生产任务。 当前，全县工业蓬勃发展，县人们政府希望工业战线广大职工群策群力，力争超额完成今年全县工业生产任务。 鲜明生动无套话： 如总结： 开场白 成绩与收获 问题与缺点 结尾 真实客观无假话： 内容不真实的不写 材料没落实的不写 没有了解清楚的不写 充实丰满无空话： 充实：言之有物 丰满：言之有据 公文语言的特点： 谈话 率领 恰巧 沉默 人民 宾客、来宾 挑剔 头颅、头部 大家 诞辰 父亲 摆谈、摆龙门阵 带领 正好 不吭声儿 百姓、老百姓、全国人民 客人 挑刺儿 脑袋、脑壳 大伙儿 生日 爸爸、爹、大大 适当运用文言词语，注意： 要用表现力强，有生命力的文言词语。思想陈旧，封建等级色彩浓的君子、小人、圣明等已不能再用。 要正确了解所用文言词语的含义，不要用错。如：各兄弟单位认为该公司的这种办文有利于提高公文质量，于是纷纷效尤使之在全局内得到推广。 专用语： 开头用语：近查、电悉、函悉、请示悉等 缘由用语：为了、遵照、根据等 经办用语：经、业经、已经等 承转用语：据此、为此等 祈请用语：请求、期望、盼予等 结尾用语：特此公布、此复、敬请周知等 二、文书