展会管理规范.docVIP

四川省数字证书认证管理中心 参展管理规范 一、总则 为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,通过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。 二、适用范围 本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。 三、展会操作规程 （一）参展操作规程 第一步：收集资料。市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项； 第二步：确展。市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。 第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会负责人，制定参展计划、选择展位及人员分工； 第四步：签订合同。商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜； 第五步：签订广告合同。如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜； 第六步：办理参展商证、参观证。展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件； 第七步：预订房间。展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈； 第八步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成； 第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失； 第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档； 第十一步：存档。按照公司的档案工作要求完成存档； 第十二步：落实政策补贴。商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。 四、展会管理实施细则 （一）参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。 （二）参展原则 1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为； 2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作； 3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等； 4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象； 5）展会应与市场拓展紧密集合，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作； 6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 市场策划部应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，呈报战略总监。 1）信息调研 市场策划部应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。 2）价格及优惠政策落实 商务公关部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。 3）参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、展示布置费用、广告费用、宣传物料及赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用； 参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。 （四）参展筹备工作 1）订立合同 决定参展后应与主办方或组展单位订立合同。 2）展会策划 市场策划部针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。 ①展位选择 展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位； 展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略； 选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。 ②展台布置和展品陈列 展台布置的基本原则： 远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光； 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角； 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质。 ③广告信息的发布 根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。 可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告。 ④目标客户的邀请 参展前应通过微信、网站、电话等方式告知相关领导、客户、用户。 （五）参展人员 根据展会的规模，应配备相应的参展和筹备人员，并做明确的