中小企业怎样做好知识管理.pdfVIP

Chapter 6 明道与企业痛点 中小企业怎样做好知识管理 说到知识管理，很容易联想到成套的知识管理软件 ，但大部分中小企业并没有真正了解知识管理和自己有 哪些具体联系，到底哪些是适合自己的知识管理解决方案。虽然市面上标榜解决中小企业知识管理的产品 很多，拿到手一看就不适合自己 ，要么过于复杂 ，要么不能弹性解决本企业的特定需求，而如果完全按需 定制开发，成本又吃不消。 其实中小企业面临的知识管理问题有很多共性，我们整理了几项最重要的原则 ，并结合明道的产品设计思 路作了解析 ，供企业在规划自己的知识管理系统时参考，其实很多大企业面临的问题也有相似性。 1 ）内容统一存储 知识管理工作的基础之一就是内容集中存储 ，否则根本谈不上未来的知识发掘和使用。 小企业有时候面临业务快速发展的压力，难以提供统一的 IT 支持 ，往往会默许一些部门用孤立工具管理本 部门知识内容，例如产品研发部门常常享有这样的特权，过了一阵子销售部门又在压力之下临时上马一个 客户案例库，明天又有市场部为了搜集竞争情报用网盘建了几个共享文件夹。随着时间的推移，这些本应 属于一家企业的知识库变得支离破碎，根本无法统一管理。我们还常常看到微博上有很多勤勉的企业人士 像小蜜蜂一般地搜集各路干货，可是如果最后不能落地到企业一个集中存储平台，需要用到的时候就不知 道去哪里找了。 中小企业使用明道直接解决了共享性文档的集中存储问题，通过 SaaS 模式 ，也完全免除了投资其他软硬 件的麻烦 ，只要全员使用明道分享，内容数据将无一例外地存储在统一平台。使用了明道以后，企业管理 者要设法要求和激励员工将内容集中分享到明道上，而不再是孤立在个人电脑中，每个员工的个人网盘里 ， 也不再只是通过邮件和 QQ 传递文档。 在统一存储方面 ，明道用户企业几乎不存在任何 IT 负担 ，剩下唯一要做的就是制定明确的分享准则和鼓励 员工及时全面地分享。 2 ）通过日常工作积累知识资产 知识管理就像你自己的书房 ，要每天养成整理的习惯，如果平时随便乱摊 ，隔个三月半载的就难了，甚至 让你再也没有动手整理的勇气。你自己的书桌还是自己整理比较好，保洁阿姨不知道你的习惯，把东西收 纳到你不知道的角落你也不能怪她。企业知识管理当然要比管理你的书房更复杂，更困难，所以更加不是 一两名专门分工的知识管理员能够完全代劳的。 知识管理不是一两名知识管理员可以代劳的 企业有价值的知识资产一般都来自核心价值创造过程，通常来自业务流程中的创造，发现和积累，例如产 品设计部门对行业和客户的调查，市场部门对竞争对手常年的监测和分析，销售部门遴选有效客户线索的 方法和规律，运营部门对资源调度的控制工具，人力资源部门对核心岗位的胜任力分析过程和成果模型， 所有这些内容不可能依靠个别的知识管理员进行搜集和归类 ，业务人员必须参与知识积累过程，这就是为 什么我们非常强调要将知识管理工作落到平时，而不是几个月一次的大扫除。 管理者要和各个职能部门经理坐下来分析，在本公司的价值创造过程中，有哪些核心竞争力要被建立和保 持 ，这些核心竞争力依靠什么来固化。这些固化手段就是将企业内的隐形知识转化为显性知识资产的过程。 知识显性化以后就能够被转移 ，被重复使用，被长期传承 ，成为企业可持续的竞争力。日本著名管理学者 野中郁次郎在他的代表作《知识创造公司》中描述隐形知识和显性知识之间的关系使用了形象了螺旋形状， 他直接指出 ，隐形知识的首次显性化其实就来自员工之间的观察 ，模仿，对话和体会，这些过程在企业正 式组织和非正式组织里都可能发生。而最关键的 “连接化 “（combination ）讲的就是新员工如何将前人 总结的显性知识和当下情境和需求结合起来产生”新知识 “的过程 ，所谓”Learning by doing “. 野中的 经典知识管理理论对明道设计社会化知识分享相关应用有很大的影响。 明道企业要鼓励这些价值创造者通过公司内分享和对话创造显性的知识资产 ，但这并不意味着他们需要付 出额外的劳动，因为社会化分享工具具备了很强的碎片搜集和集中管理的能力。当分享发生的时刻就是知 识开始显性化的时刻，知识管理不需要花费特别多额外的精力 ，而且只有在日常分享中产生的知识才具备 完整的上下文，未来的发掘才能产生真正的实效。所以知识管理要重视”日常 “和”渐进 “。 知识在哪里？有些看得到，有些摸不着 3 ）使用基本的分类和搜索工具 知识管理业界发明了很多的概念和工具，但落实到中小企业的日常使用中，只有两个是最关键和实用的， 就是”分类 “和”搜