人力资源档案管理规程_图文.ppt

* 员工人事档案管理办法 一、目 的 1、强化公司人力资源信息管理 2、完善员工职业生涯规划信息 3、提高HR基础信息的准确性和有效性 （使人力资源工作有条不紊的开展） 一、目 的 二、适用范围 1、xx公司人力行政部人事专员 2、直营部外区指定人事专员 （对人事档案管理的操作规范） 三、管理原则 保证员工人事档案材料信息的 准确、及时、完整、规范、有效。 四、编号管理 1、按一人一岗一档案袋一编号来对应 2、按部门(直营按各区)分类编号统一管理 （一）编号设置规则 1、各部门(不含直营部)：名称缩写+职级+编号 （A—总监级；B—经理级；C—主管级；D-员工级；E—店员级） 如：人力行政部（HRM-A-001……，HRM-B-001……，HRM-C-001……） (HRM---部门缩写；A/B/C---职级；001---编号) 2、各直营部：区域名称+直营+职级+编号 如：北京直营部（BJ-ZY-A-001……；BJ-ZY-B-001……； BJ-ZY-C-001……；BJ-ZY-D-001……； BJ-ZY-E-001……） （二）编号替换管理 1、新员工入职 根据部门分类、职位等级填补空缺或按顺序新编排。 2、在编员工离职 空置岗位编号待新员工入职后填补。 3、离职员工档案管理 依照在职员工档案管理标准独立存放，保存期限两年以上。 （三）人事档案袋编号（使用） 1、审阅档案袋封面要求 2、将资料按顺序粘贴整理（入袋并编号） 3、核实填写档案袋封面基本信息 4、按材料摘要登记核实并及时完善 五、人事档案信息规范要求 1、入职当日及时归档。 2、黑色签字笔、正楷字书写。 3、合同、协议须当事人亲笔签字确认。 4、相关证书复印件、原件必须核实真伪， 并双方签字确认。 5、须按“档案袋材料摘要”顺序用胶水粘贴整理。 6、须以A4纸的规格整理编排成册。 六、人事档案的更新与维护 1、更新维护的依据：组织架构调整、编制变动、岗位异动、任免决定、入职手续、离职手续、培训记录等相关信息材料。 2、依据相关材料，及时、准确更新和完善人事档案信息。 3、保证文本档案信息与人力资源系统信息同步、时效性。 七、人事档案管理流程 1、按规则编制岗位编号 2、正楷填写档案基本信息 3、按档案规范要求整理成册入袋 4、定期维护、完善档案资料 5、保证信息及时有效运用 八、人事档案资料的安全保密 1、指定专员管理 （加强岗位责任和职业操守，严格保密，确保信息安全） 2、依据档案管理原则 （保证档案信息准确、有效，为人力资源各模块提供 可靠有效的依据） 九、档案借阅管理 1、借阅人（仅限部门第一负责人） 只能借阅管辖范围内的员工档案 并于借出当日下班前归还 2、填写《人事档案借阅审批单》报批 3、借阅人不得私自复制档案材料； 未经授权，禁止传阅，并严格保密。 十、附则 1、本办法（暂行）解释权归人力行政部 2、自签批之日（2009年11月1日）生效 附件1：人事档案借阅审批单 附件2: 员工档案目录（档案袋封面1） 附件3: 历史记录（档案袋封面2） 附件4: 各部门员工档案分类编号（范本） 附件5: 人事档案核实记录表 档案材料摘要： 1、入职登记表 2、面试评价记录表 3、居民身份证（复印件） 4、3张1寸（1张2寸）彩色照片 5、劳动合同书（相关协议） 6、体检表 7、离职证明或失业证明 8、学历证书（复印件） 9、专业资格证或职称证（复印件） 10、学位证（复印件） 11、社会保障卡（复印件） 12、流动人口婚育证（复印件） 13、银行存折或卡（复印件） 14、户口本（复印件） 15、员工转正考核审批表 16、培训记录材料 17、员工动态记录表 18、员工奖惩记录材料 19、解