修改版本员工办公物资配置标准(初稿).docx

办公物资配置标准管理规定（初稿）1.总则1.1目的规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。1.2适用范围本标准适用于商管总公司及各项目商管、百货公司。1.3分类及定义1.3.1 分类办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。1.3.2 定义办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。（办公家具的管理详见《办公用房管理规定》）1.4 原则1.4.1 归口管理、分级控制1.4.2 统一采购、定期询价1.4.3 事前审批、台账管理1.4.4费用分摊、勤俭节约2.管理职责2.1商管总公司行政人事部为商业系统办公物资的归口管理部门：2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期询价；2.1.3 负责常州地区项目商管及百货公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与异地项目办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；2.1.4 负责审核各商管、百货公司每月采购计划合理性；2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。2.2 项目商管、百货公司行政人事部为各公司办公物资归口管理部门：2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；2.2.2 协同商管总公司行政人事部进行本公司办公物资供应商的考察、选择与日常管理，定期询价，依据商管总公司拟定的价格标准进行采购（异地公司）；2.2.3推荐办公物资供应商，参与考察、谈判与评估；2.2.4负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账；2.2.5按照费用分摊口径，协助做好本公司各部门的费用分摊工作。2.3 商管总公司行政人事部信息条线或项目商管、百货公司信息专员：2.3.1负责办公设备的询价、比价；（总部信息）2.3.2负责办公设备的台账管理、日常维修和保养（指电脑出现系统性故障时）；（项目信息）2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作；2.4 商管总公司财务管理部或项目商管、百货公司财务部：2.4.1 参与办公物资年度供应商选定前的价格谈判；2.4.2 审核相关费用的支付（报销）；2.4.3 固定资产的编号、入帐及各项目办公设备调拨的账务处理；2.4.4 明确费用分摊口径，统计分摊相关费用；2.4.5 协助商管总公司行政人事部进行办公物资的盘点工作。3. 预算管理与计划的申报3.1 预算管理办公物资采购的预算费用应列入各公司《商业管理成本费用月度预算编制表》，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。3.2 计划申报3.2.1 办公设备的计划申报 当各项目商管、百货公司有办公设备的采购需求时，需填写《办公设备采购需求表》，经项目行政人事经理确认后统一将需求报商管总公司行政人事部，由总公司行政人事部对照资产管理系统查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。3.2.2 办公用品的计划申报各项目商管、百货公司行政人事部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填制部门次月《办公用品采购清单》随附《办公用品月度盘点表》，经部门经理批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至商管总公司行政人事部。各项目商管、百货公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向商管总公司行政人事部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。3.2.3办公家具的计划申报各项目商管、百货公司有需求时，提前上报需求计划至商管总公司行政人事部审批后进行采购。4. 采购4.1供应商的选择原则上由商管总公司行政人事部或异地项目商管、百货公司行政人事部在年度合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政人事部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。4.2 采购的流程 4.2.1 办公设备/办公家具的采购流程有采购需求时，由行政专员填写《办公设备/办公家具采购需求表》—经项目行政人事经理审核确认—商管总公司行政专员进行查验、调拨 -- 商管总公司行政人事部总经理审核确认 -- 商管总公司IT进行询价、采购 -- 供应商送货 --项目行政人事专员验货入库 -- 月底