办公室主任作内容.doc

办公室内部管理工作 人员管理工作 与新增加人员进行谈话，让其了解公司对他们的的要求和达到的标准，能够迅速成长。（例如：1、让他在周例会或月例会上做自我介绍，让大家都认识他，同时对他的加入表示欢迎2、按排生活起居，安排工位等事宜3、跟进师傅了解其表现情况，针对出现的问题及时帮助其解决4、及时组织相应的转正、独立考试）。 关注员工思想情况，采取不同方式多关心员工，如思想压力过大或是有特殊情况者，要及时将情况反馈给办事处经理或是总公司，及时谈话沟通，了解情况，帮助解决问题。 关注员工工作表现状态，通过产值、万元成本情况分析员工目前状态，及时地给于指导和帮助。对于持续产值较低，成本较高的员工，要及时与办事处经理沟通，调整工作方向，不能因持续低产值而影响员工积极性。 关注员工成长，要定期跟进员工学习进步情况，并及时进行谈话沟通，自己能帮助解决的问题及时帮助解决，自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给办事处经理或是总公司。针对新员工不同阶段的学习、考核要积极、主动地进行组织和跟进。 了解员工的心声，了解员工的需求，更好的为一线人员服务。 及时更新人员档案，掌握人员资料。整理员工照片、身份证复印件、毕业证及学位证复印件等资料，健全档案。 财务管理工作 a．认真核对票据，注意核对时间、金额与票据是否一致。 b．于每月28日前将财务报表发至财务部邮箱。（与主管会计联系）报表包括内容：1、现金、银行 2、当月费用3、收支计划 4、产值表、5、应收账款 6、现金流水账，准确的统计数据，真实的反应当月成本费用。 c．定期给办事处经理提供可靠的数据，帮助分析办事处成本及个人成本原因，并提出改进意见。 d．关注开票、回款情况， 每月10-15日及时给工程主管及工作站负责人打电话沟通，确定本月需开票与回款的项目，及时按排月底开票事宜，确定下月回款计划，对于未回款项目要了解原因，及时沟通，确保款项顺利到账。 e．每月底与经理沟通，确定下月费用计划，与财务沟通及时拨款。 f．准确统计人员借款，还款是要提供收据，冲账是要标注，做到处处有痕迹，有据可查。 g．每天盘库现金账，做好每天流水账的登记。 h．对于外出设计员不能及时报账，要督促设计员在每月25日前将票据寄回办事处，尽量做到当月成本当月统计，增强当月成本分析的准确性。 i. 每月26日前督促设计员填写流程卡，及时上报当月产值，做好产值统计，准确计算工资。 三、出版室管理工作 a. 出版人员管理工作。 接到出版任务时，合理安排时间、人员，分配工作量，有组织的完成出版任务。 b.针对工作出现的问题，如：怠慢、懒散、不认真、细致、没有服务意识等情况，要及时指出并加以纠正。 c.在画图、出版任务较少的情况下，及时与设计处长联系，是否有可以帮忙画的图纸，减少设计人员工作量。 d.做好出版用纸登记、流程卡发放登记及设计出版登记。 e.做好出版设备的定期维护和保养工作，针对出版设备出现的简单问题要能加以维修，使其正常运转，不影响出版进度。 f.要加强大家的成本意识工作，如：半废纸的二次利用等。 四、内勤日常管理工作 a. 不定期浏览当地建设厅网站或通信管理局网站，做好每年职称考试报名、职称评定及外省企业的备案工作。 b. 及时收集上报总公司转正员工的社保资料并积极组织签订劳动合同。 c. 帮助完善全公司人力资源数据库人员资料的收集工作。 每月月底前上报优秀员工电子版照片。 d. 每周尽可能组织召开好本周周例会，召开前要准分准 备会议内容（要与经理沟通）。 e. 配合经理、市场部每周五提前做好周报报表，更新本周开票、回款数据，给经理建议办事处下周的主要工作情况，供经理参考。 f. 每月必须组织召开一次办事处月例会。要求:会议要有简单流程、主持人，做好会前准备，以保证会议的效果，并将会议纪 要及时上传OA。 g． 组织学习总公司下发的各种规定文件。 h. 做好每月月例会资料OA。要求：月底彻底更新，尤其是及时更新花名册，新员工跟进表等，员工休息统计表等。 i． 每季度可能条件下组织员工集体活动，要做好组织筹划，并及时将活动写成稿件交综合部审核后上传OA公司新闻，丰富员工活动。 j. 做好员工请销假登记k. 配合总公司大部门工作L．每月整理项目审计表，核对发票金额。 m．及时更新员工通讯录。 n. 要求o. 每周收集设计项目统计表及电子存档p. 每月组织学习2次以上q. 认真r. 对试用期s. 浏览知识管理平台t. 协助经理 manufacturers of technical documents on the quality requirements applicable to this project. Construction quality inspection and evaluation sta