第二章 office办公软件使用技巧大全2010.pdfVIP

office 办公软件使用技巧大全2010 1 同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时，每个文件要逐一保存，既 费时又费力，有没有简 单的方法呢？在按下 Shift 键的同时，单击 “文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭” 命令，这可就方便多了 2. 巧妙设置文档保护 在用 Word 2000/XP 打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要 暂时离开一下，关闭 文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦 写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行 “工具”菜单中的“保护 文档”命令，在弹出的窗口中选择“填写窗体”，然后设上密码。怎 么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编 辑了，不错吧。 等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护” 命令，一切又正常了。 3. 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历：在使用 Excel、Word 编辑长文档时， 有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条 来回移动非常麻烦，还会出错。其实 只要将鼠标移动到滚动条上面 的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左 键向下拖 动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的 内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了， 而不必来回切换。这种方 法特别适合复制相距很远且处数较多的内 容。 4. 给 WPS 文档添加水印 先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将 Word 的水印效果图 “抓”下来也行) ，然后打开需要添加水印的 WPS 文档，执行“格式→页面背景→设置” 命令，打开“设置背 景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中 刚 才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。 5. 在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字 2002 处理文档时，一个最常用的操作就是设置 页面。先执行“视图→ 标尺→水平(垂直)标尺”命令，展开“水平(垂 直)标尺”打开，然后用鼠标在水平(垂直) 标尺上双击，即可快速打 开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。 6. 在 Excel 中插入拼音 在我们使用 Excel 时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音 注释就能使人看得更明 白。具体的方法是：选中想要加入拼音注释 的表格，打开 Excel 的菜单栏中的“格式”菜 单，选中“拼音信息 /设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别 选 择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”， 即可以在单元 格中输入拼音了。要查看拼音，可通过“拼音信息” 子菜单中的“显示和隐藏”项显示 注释的拼音。 7. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候， Word 会自动 为我们转换为超级链接， 如果不小心在网址上按一下， 就会启动 IE 进入超级链接。 但如果我们不需要这样的功能， 就会觉得有些 碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在 Word 中单击“工具→自动 更正选项” ，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet 及 网络路径替换为超级链接”项 目前的小钩取消。再单击“自动套用 格式”选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链 接”项目前的 小钩取消。再单击“确定” 。这样，以后再输入网址后，就不会转 变为超级 链接了。 8. 巧设 Word 启动后的默认文件夹 Word 启动后， 默认打开的文件夹总是 “我的文档”通过设 置， 。 我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹，步骤如下： (1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出 “选项”的对 话框；(2)在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档” ； (3)单击 “更改”按钮