14内部审核程序.docVIP

1 目的 评价公司管理体系的符合性、适宜性和有效性，促进管理体系的持续改进，为管理评审输入提供证据。 2 范围 适用于公司内部管理体系的审核。 3 职责 3.1 管理者代表负责组织策划内部审核活动，组成审核组并规定其职责，审批《年度内部审核计划》、《内部审核实施计划》、《内部审核报告》以及纠正和预防措施实施计划，并向总经理（或其授权人）报告审核情况及跟踪验证效果。 3.2 综合管理部协助管理者代表推荐具有审核资格的审核员组成审核组，负责编制《年度内部审核计划》和保存内部审核记录。 3.3 审核组长负责组织实施、协调、控制和管理内部审核活动，其职责包括： ⑴ 负责评审管理体系文件； ⑵ 策划审核活动，组织编制《内部审核实施计划》； ⑶ 组织、指导审核组工作，控制、协调审核全过程； ⑷ 组织确定审核结论； ⑸ 组织编制《内部审核报告》； ⑹ 负责组织对不合格项采取纠正和预防措施进行跟踪验证，并提交《内部审核跟踪验 证报告》。 3.4 审核员职责： ⑴ 学习、理解管理体系文件，熟悉审核要求； ⑵ 编写《内部审核检查表》； ⑶ 实施审核，客观、公正获取证据、记录； ⑷ 报告审核结果，填写《不合格报告》； ⑸ 验证纠正和预防措施的有效性； ⑹ 配合审核组长工作。 3.5 被审核方配合内部审核工作，负责通知被审核部门（人）的审核事项，委派陪同人员，按审核要求提供方便和证明材料，对不符合事实确认，制定并实施纠正和预防措施。 4 工作程序 4.1 内部审核的策划 4.1.1 综合管理部在管理者代表的领导下，根据管理体系运行的实际情况需要，以及内部审核内容和重要性，每年年底或年初负责制定《年度内部审核计划》，确定审核的目的、范围、依据、时间、内容和审核组成员等，报管理者代表审批后，发放到各相关部门（人），并做好发放记录。内部审核每年至少一次，二次内部审核时间间隔不超过12个月，确保一年内审核的所有部门（人）、所有标准条款至少覆盖一次。但依据管理体系运行情况的需要，经管理者代表或总经理（或其授权人）决定可适当增加局部或全部内部审核频次： ⑴ 内部环境（组织机构、物业管理和服务产品的实现过程或范围、资源配置等） 发生重大变化时； ⑵ 外部环境（社会环境、市场需求、法律法规或标准的要求等）发生重大变化时； ⑶ 发生重大质量问题（造成服务质量重大影响、引起顾客重大投诉或新闻媒体曝光等） 时； ⑷ 管理体系出现明显不适应状况时； ⑸ 外部审核前； ⑹ 管理者代表或总经理（或其授权人）认为必要时； ⑺ 出现其它需要评审的情况时。 4.1.2 《年度内部审核计划》有变更时，及时通知相关部门。 4.1.3 每次内部审核活动开展前，应编制《内部审核实施计划》。 4.1.4 按计划组织实施内部审核，并对实施结果进行总结、验证和评价。 4.1.5 内部核审结果应输入管理评审，确保管理体系的持续改进。 4.1.6 适宜时，在公司《年度工作计划》内明确年度内部审核的相关要求，体现年度内部审核的策划。 4.2 内部审核的准备 4.2.1 由管理者代表负责确定具有审核资格的审核员组成审核组，任命审核组长，并书面通知审核员。 4.2.2 编制《内部审核实施计划》 4.2.2.1 根据《年度内部审核计划》（或《年度工作计划》），审核组长负责提前2周以上编制每次《内部审核实施计划》，报管理者代表审批后，综合管理部将《内部审核实施计划》发放到各被审核方，并予以确定，若被审核方对审核的日期、内容等有异议，须在内部审核实施前3天将信息反馈审核组，经协商作必要的调整和安排。 4.2.2.2 《内部审核实施计划》内容应包括：审核目的、审核依据、审核范围、审核组成员、审核时间、审核方式及审核活动的日程安排（包括被审核方和过程）等。 4.2.2.3 编制《内部审核实施计划》时，应考虑以下方面： ⑴ 以往审核情况及不合格项的纠正和预防情况； ⑵ 被审核相关人的特点； ⑶ 被审核部门的活动特点； ⑷ 被审核过程或区域的现状与重要性； ⑸ 确保审核的客观性和公正性。内部审核必须由有资格且与被审核工作无直接责任关 系的人员来担任。 4.2.3 审核组长应组织做好审核前的准备工作，其包括： ⑴ 合理安排好审核组成员各自的工作； ⑵ 审阅管理体系文件； ⑶ 查阅以前的审核记录，特别注意《不合格报告》及纠正和预防措施的实施情况； ⑷ 准备《内部审核检查表》，根据审核任务的安排，由审核员编制，经审核组长审定， 确保审核内容覆盖的充分性和协调性，必要时可根据审核活动的需要予以调整。《内 部审核检查表》的内容应包括：被审核方、审核时间、审核组长和审核员、标准条 款号（或管理体系文件的条款）、审核内容和审